Thủ tục xin phép tổ chức hội nghị quốc tế và mời khách nước ngoài theo quy định hiện hành — làm việc với phòng hợp tác quốc tế của cơ sở ngay từ giai đoạn đầu.
Đăng cai một hội nghị của hội chuyên ngành quốc tế là cách nhanh nhất để đưa một nhóm nghiên cứu vào bản đồ của lĩnh vực: hai ba trăm người trong ngành tới nơi bạn làm việc, thấy nhóm bạn, và gặp nghiên cứu sinh của bạn.
Nó cũng là việc tốn công nhất, và phần lớn các vấn đề đều nằm ở khâu lập kế hoạch chứ không ở khâu thực hiện.
Trước hết: có nên làm không
Bốn câu trả lời thành thật trước khi xin đăng cai:
Có người sẵn sàng dành phần lớn thời gian cho việc này trong sáu tháng cuối không? Đây là điều kiện cứng. Một hội nghị không tổ chức được bởi người làm ngoài giờ.
Cơ sở có ủng hộ bằng nguồn lực cụ thể không — không gian, nhân sự hỗ trợ, một khoản ứng trước.
Có đủ người trong nước quan tâm chủ đề này không để hội nghị không chỉ gồm khách quốc tế.
Có ai trong nhóm đã từng tham gia ban tổ chức một hội nghị quốc tế chưa? Nếu chưa, tìm một người cố vấn đã làm — điều này giảm rủi ro nhiều hơn bất cứ việc chuẩn bị nào khác.
Xin đăng cai
Phần lớn hội nghị của các hội chuyên ngành được phân về các nước theo chu kỳ, và việc đăng cai phải được xin trước hai tới bốn năm.
Hồ sơ xin thường gồm: năng lực của nhóm đề xuất, địa điểm và cơ sở vật chất, khả năng đi lại của khách quốc tế, ước tính chi phí tham dự, và cam kết của cơ sở.
Ba điều làm hồ sơ mạnh hơn: có một thành viên của hội đứng ra ủng hộ; nêu được lý do vì sao tổ chức ở khu vực này có ý nghĩa với lĩnh vực; và có sẵn một danh sách diễn giả chính đã được liên hệ sơ bộ.
Lịch hai năm
Hai năm trước: được chấp thuận đăng cai. Lập ban tổ chức, chia vai rõ: chương trình khoa học, hậu cần, tài chính, truyền thông.
Mười tám tháng: chốt địa điểm và ngày. Kiểm trùng với các hội nghị lớn khác trong lĩnh vực và với các kỳ nghỉ dài.
Mười hai tháng: mời các diễn giả chính. Người có tên tuổi thường kín lịch xa, nên mời muộn hơn mốc này là mất họ.
Chín tháng: mở nhận tóm tắt, công bố trang web và mức phí.
Sáu tháng: đóng nhận tóm tắt, bắt đầu bình duyệt.
Bốn tháng: thông báo kết quả, mở đăng ký. Đây là mốc quan trọng với khách quốc tế vì họ cần thời gian xin thị thực và đặt vé.
Hai tháng: chốt chương trình chi tiết, gửi thư mời chính thức cho việc xin thị thực.
Một tháng: in ấn, hậu cần, phân công nhân sự hỗ trợ trong những ngày diễn ra.
Ngân sách
Các khoản thu: phí đăng ký, tài trợ, và hỗ trợ từ cơ sở hoặc từ hội chuyên ngành.
Các khoản chi hay bị tính thiếu: chi phí cho diễn giả chính — vé, chỗ ở, và ở một số hội nghị là thù lao; thuê hội trường và thiết bị; ăn uống trong các ngày diễn ra; in ấn; và một khoản dự phòng.
Ba nguyên tắc:
Tính theo kịch bản thấp. Lập ngân sách với số người tham dự ở mức thấp nhất bạn thấy khả thi, không ở mức mong muốn.
Phí đăng ký phân tầng — mức thấp cho nghiên cứu sinh và cho người từ các nước có thu nhập thấp hơn. Đây vừa là việc đúng vừa là việc tăng số người tham dự.
Có một khoản ứng trước. Nhiều chi phí phải trả trước khi thu được phí đăng ký. Đây là vấn đề dòng tiền và nó cần được giải quyết với cơ sở từ đầu.
Với khách quốc tế: bốn việc
Thư mời đúng mẫu cho việc xin thị thực, gửi ngay sau khi họ đăng ký. Nêu rõ cần thông tin gì từ họ để làm thư.
Thông tin thực tế trên trang web — từ sân bay tới địa điểm thế nào, chi phí khoảng bao nhiêu, thời tiết mùa đó, và các lưu ý về thanh toán.
Một kênh hỏi đáp được trả lời trong một ngày. Với khách ở múi giờ khác, việc trả lời chậm ba ngày cho mỗi câu hỏi làm quá trình chuẩn bị của họ rất khó.
Người đón ở sân bay hoặc hướng dẫn rõ ràng. Với nhiều khách, đây là lần đầu tới Việt Nam.
Chương trình khoa học
Hai điều phân biệt một hội nghị được nhớ:
Đủ thời gian cho việc gặp gỡ. Chương trình kín từ sáng tới tối làm người tham dự không nói chuyện được với nhau — và đó là lý do chính họ tới. Các khoảng nghỉ dài và một buổi poster có bố trí tốt có giá trị hơn thêm hai phiên trình bày.
Có phần dành cho người trẻ — một phiên riêng, một giải cho trình bày tốt nhất của nghiên cứu sinh, hoặc một buổi gặp giữa người trẻ và các diễn giả chính. Với hội nghị tổ chức tại Việt Nam, đây là phần mang lại giá trị lớn nhất cho cộng đồng trong nước.
Sau hội nghị
Ba việc trong một tháng:
Gửi thư cảm ơn tới diễn giả, tài trợ, và đội hỗ trợ.
Tổng kết tài chính và bàn giao phần còn lại theo thoả thuận với hội chuyên ngành.
Và quan trọng nhất: theo sau các liên hệ đã hình thành. Hội nghị tạo ra vài chục cuộc nói chuyện có thể thành hợp tác, và chúng nguội trong vài tuần nếu không ai chủ động.
Cách làm: mỗi thành viên ban tổ chức viết ra ba người họ muốn tiếp tục làm việc cùng, và gửi thư trong vòng hai tuần. Đây là bước biến một sự kiện tốn nhiều tháng công thành thứ để lại lâu dài.
Điều kiện cứng để đăng cai là gì?
Có người sẵn sàng dành phần lớn thời gian cho việc này trong sáu tháng cuối — hội nghị không tổ chức được bởi người làm ngoài giờ.
Nên mời diễn giả chính vào lúc nào?
Khoảng mười hai tháng trước — người có tên tuổi thường kín lịch xa, nên mời muộn hơn mốc này là mất họ.
Lập ngân sách theo kịch bản nào?
Theo số người tham dự ở mức thấp nhất thấy khả thi, không theo mức mong muốn — và cần một khoản ứng trước vì nhiều chi phí phải trả trước khi thu phí.
Điều gì làm một hội nghị được nhớ?
Đủ thời gian cho việc gặp gỡ giữa các phiên, và có phần dành riêng cho người trẻ.