Kế hoạch hợp tác nào cũng có các chuyến đi. Thực tế thì chuyến đi thưa: kinh phí cắt, thị thực không được cấp, lịch giảng dạy kín, hoặc đơn giản là không thu xếp được.
Nghĩa là phần lớn thời gian của dự án diễn ra khi hai bên ở hai nơi. Phần đó mới là phần cần tổ chức, và nó ít khi được bàn.
Những gì hỏng khi không gặp mặt
Bốn thứ, và với phía Việt Nam thì thứ thứ hai là nặng nhất:
Chuyển giao những thứ không viết ra được — thao tác, cách xử lý ca bất thường, các quyết định nhỏ trong quy trình. Đọc tài liệu không thay được việc đứng cạnh nhau.
Việc nêu vấn đề nhỏ. Ngồi cùng phòng thì một câu "cái này hình như lạ" nói ra dễ. Qua thư thì phải viết, phải cân nhắc có đáng làm phiền không — nên vấn đề nhỏ nằm im tới lúc thành vấn đề lớn.
Với người đang làm việc bằng ngôn ngữ thứ hai và với đối tác ở vị thế cao hơn, rào cản này còn lớn hơn nữa. Đây là chỗ đáng chú ý nhất trong cả bài.
Cảm nhận về nhịp công việc. Không thấy nhau làm việc thì mỗi bên tự đoán bên kia đang chạy nhanh hoặc đã bỏ bê — cả hai suy đoán đều dẫn tới quyết định sai.
Quan hệ giữa các thành viên trẻ. Hai người đứng đầu đã quen nhau; nghiên cứu sinh và cán bộ trẻ hai bên thường không bao giờ thực sự làm việc với nhau.
Múi giờ và lịch nghỉ
Với châu Âu, chiều Việt Nam gặp sáng bên đó — khoảng chồng lấn có thật và dễ chịu cho cả hai. Với châu Mỹ thì không có khung nào dễ chịu: luôn có một bên phải dậy sớm hoặc thức khuya.
Đề nghị luân phiên khung giờ bất tiện. Đây là đề nghị hoàn toàn hợp lý và ít khi được nêu ra từ phía Việt Nam. Một lịch họp cố định luôn rơi vào 21 giờ bên mình, kéo dài hai năm, là một điều nên nói chứ không nên chịu.
Cách nói dễ: nêu như một đề xuất về hiệu quả — "buổi muộn thì bên tôi khó tập trung, hay mình đổi luân phiên" — chứ không nêu như một lời phàn nàn.
Báo trước về lịch nghỉ. Tết là đợt nghỉ dài mà lịch của đối tác không có. Nêu sớm — vài tháng trước — thì nó là một dữ kiện lập kế hoạch; nêu vào tuần cuối thì nó là một sự chậm trễ.
Cũng nên nêu sớm các đợt cao điểm khác của phía mình: mùa thi, mùa tuyển sinh, các đợt công tác bắt buộc. Đối tác không biết các mốc này tồn tại.
Việc nào làm được từ xa
Làm tốt: phân tích, viết, mã, tra cứu tài liệu, dựng hình, lập kế hoạch — những việc có sản phẩm bàn giao được.
Làm được nếu chịu đầu tư: chuyển giao quy trình thí nghiệm, với điều kiện quay video thao tác thật thay vì chỉ gửi tài liệu. Một đoạn quay chính mình làm, kèm lời giải thích, có giá trị hơn nhiều trang mô tả — và đây cũng là cách phía mình chủ động được: quay lại cách mình đang làm rồi gửi sang để đối chiếu.
Không làm được: huấn luyện cần sửa tay, xử lý sự cố thiết bị, và giai đoạn dò hướng ban đầu của dự án. Nếu cần một trong ba thứ này thì nên dồn toàn bộ kinh phí đi lại vào một chuyến, thay vì chia nhỏ.
Bốn việc nên chủ động làm
Gửi cập nhật ngắn theo một ngày cố định, kể cả khi không có tiến triển. "Tuần này chưa chạy được vì lịch giảng" là một thông tin có ích; im lặng thì không.
Việc này quan trọng với phía mình hơn phía kia: im lặng dễ bị đọc thành không làm, trong khi thực tế thường là đang bận việc khác của cơ quan.
Đề nghị ghi lại kết luận sau mỗi cuộc họp — năm dòng: đã chốt gì, còn treo gì, ai làm gì tới khi nào. Đây là việc bảo vệ phía mình nhiều nhất: qua một cuộc họp nhanh bằng tiếng Anh, hai bên có thể hiểu khác nhau mà cùng tưởng đã đồng ý.
Hỏi lại khi chưa rõ, ngay tại chỗ. Nói "cho tôi hỏi lại để chắc" là câu bình thường trong môi trường học thuật, không phải dấu hiệu yếu kém. Đoán rồi làm sai một tháng mới là vấn đề.
Tạo kết nối cho người trẻ hai bên — một buổi trao đổi riêng giữa nghiên cứu sinh và cán bộ trẻ, không có người đứng đầu. Với người học bên mình, đây thường là phần có giá trị nhất của cả hợp tác.
Về ngôn ngữ
Hai điều thực tế:
Họp trực tuyến bằng tiếng Anh ở tốc độ nhanh là hình thức khó nhất. Đề nghị gửi trước nội dung họp — đây là đề nghị hợp lý, có lợi cho cả hai, và hầu như luôn được chấp nhận.
Sau họp, viết lại phần mình phụ trách bằng văn bản và gửi để xác nhận. Văn bản cho bạn thời gian diễn đạt chính xác, và nó là bản ghi khi có tranh cãi về việc ai đã đồng ý điều gì.
Khi có chuyến đi
Dành nó cho những thứ chỉ làm được khi gặp mặt: học thao tác, xử lý thiết bị, và thời gian không có lịch.
Phần cuối hay bị cắt vì cảm giác phải tận dụng từng giờ. Nhưng bữa ăn, lúc di chuyển, những cuộc nói chuyện không chuẩn bị trước chính là nơi các thứ khó viết ra được truyền đi — và cũng là nơi quan hệ làm việc thật sự hình thành.
Điều gì khó nhất khi làm việc từ xa với đối tác nước ngoài?
Việc nêu vấn đề nhỏ — qua thư thì phải cân nhắc có đáng làm phiền không, nhất là khi làm việc bằng ngôn ngữ thứ hai với đối tác ở vị thế cao hơn.
Có nên đề nghị đổi giờ họp không?
Nên — đề nghị luân phiên khung giờ bất tiện là hợp lý, và nên nêu như một đề xuất về hiệu quả chứ không phải lời phàn nàn.
Nên báo trước những gì về lịch của mình?
Tết và các đợt cao điểm như mùa thi, mùa tuyển sinh — nêu trước vài tháng thì đó là dữ kiện lập kế hoạch, nêu muộn thì thành sự chậm trễ.
Vì sao nên ghi lại kết luận cuộc họp?
Vì qua một cuộc họp nhanh bằng tiếng Anh, hai bên có thể hiểu khác nhau mà cùng tưởng đã đồng ý — bản ghi bảo vệ cả hai.