Hợp tác quốc tế ngày nay phần lớn diễn ra qua màn hình. Điều đó mở ra nhiều cơ hội — và nó cũng tạo ra hai bất lợi cụ thể cho nhóm trong nước, cả hai đều xử lý được.
Bất lợi thứ nhất: múi giờ
Việt Nam đi trước Tây Âu sáu tới bảy giờ và trước bờ đông nước Mỹ mười một tới mười hai giờ. Giờ làm việc của họ rơi vào buổi tối hoặc đêm của mình.
Thực tế thường thấy: lịch họp được đặt theo giờ hành chính của bên kia, và nhóm Việt Nam họp lúc chín giờ tối, có khi muộn hơn — đều đặn, trong nhiều tháng.
Ba việc nên làm:
Nêu vấn đề ngay từ buổi đầu, dưới dạng thông tin chứ không phải phàn nàn: giờ làm việc của nhóm mình là từ mấy giờ tới mấy giờ, khung nào nhận được.
Đề xuất luân phiên. Buổi này bất tiện cho bên mình thì buổi sau bất tiện cho bên kia. Đây là đề xuất hợp lý và phần lớn đối tác đồng ý ngay — họ thường không nghĩ tới vì không ai nói.
Giảm số buổi họp thay vì chịu đựng. Nhiều buổi họp chỉ để báo cáo tiến độ, và phần đó viết ra được.
Kèm theo: báo trước lịch nghỉ của mình, đặc biệt là dịp Tết — bên kia thường không biết nó rơi vào ngày nào và kéo dài bao lâu.
Bất lợi thứ hai: ngôn ngữ trong một cuộc nói
Viết tiếng Anh có thời gian để soát. Nói trong một cuộc họp thì không — và nếu buổi họp còn diễn ra lúc mười giờ tối sau một ngày làm việc thì bất lợi cộng thêm một lớp nữa.
Hệ quả thường thấy: người trong nước nói ít hơn mức mình có thể đóng góp, và dần bị mặc định là bên thực hiện chứ không phải bên cùng quyết định.
Bốn cách xử lý, và cách thứ nhất có tác dụng lớn nhất:
Chuẩn bị trước những gì mình sẽ nói. Viết ra ba tới bốn ý, mỗi ý một hai câu. Khi tới lượt, đọc ý đó ra — không ai biết bạn có chuẩn bị, và chất lượng phát biểu khác hẳn.
Gửi ý kiến bằng văn bản trước buổi họp. Ý kiến đã nằm trên giấy thì nó được bàn tới dù bạn có kịp nói hay không.
Nói sớm trong buổi họp. Người phát biểu trong mười phút đầu dễ tiếp tục tham gia; người im lặng nửa buổi rất khó xen vào.
Hỏi lại khi chưa rõ. "Could you repeat that?" là câu bình thường trong mọi cuộc họp quốc tế. Gật đầu khi chưa hiểu tốn nhiều hơn nhiều.
Chuẩn bị trước buổi họp
Ba việc, tốn mười lăm phút:
Đọc kỹ tài liệu và ghi câu hỏi.
Xác định mình muốn buổi họp ra được quyết định gì. Đi họp mà không có mục tiêu thì kết quả do bên kia định.
Thống nhất trong nhóm mình ai nói phần nào. Nhóm bốn người mà không phân vai thì hoặc chồng chéo, hoặc không ai nói.
Sau buổi họp: viết lại
Đây là việc có giá trị cao nhất trên công sức, và nó nên do bên mình làm.
Trong vòng một giờ sau buổi họp, gửi một thư ngắn: đã thống nhất gì, ai làm gì, hạn khi nào. Ba tác dụng:
Xác nhận mình hiểu đúng. Nếu hiểu sai, nó được sửa ngay thay vì lộ ra sau một tháng.
Ghi lại cam kết của cả hai bên — kể cả các việc bên kia nhận.
Người viết biên bản là người định nghĩa buổi họp đã kết luận gì. Đây là một vai trò có ảnh hưởng thật, và nó thường bị coi là việc hành chính nên không ai muốn nhận.
Làm việc phi đồng bộ
Vì giờ chung rất ít, phần lớn công việc diễn ra ngoài các buổi họp. Bốn thói quen:
Gộp câu hỏi lại. Hỏi lẻ từng câu thì mỗi câu mất một ngày chờ; mười câu trong một thư mất một ngày.
Ghi hạn kèm múi giờ. "Thứ sáu" lệch nhau cả ngày khi cách nhau mười hai tiếng.
Trả lời bằng nội dung, không bằng xác nhận đã nhận.
Không coi im lặng là đồng ý — và cũng đừng để bên kia coi im lặng của mình là đồng ý. Nếu chưa kịp xem, nói rõ khi nào sẽ trả lời.
Không bị đẩy ra rìa
Rủi ro lớn nhất của làm việc từ xa: nhóm trong nước dần thành bên nhận việc — thu dữ liệu, chạy thí nghiệm — còn các quyết định về hướng nghiên cứu và về bài báo diễn ra ở bên kia, trong các cuộc trao đổi mình không có mặt.
Bốn việc chống lại điều đó:
Chủ động đề xuất, không chỉ trả lời. Gửi ý tưởng về hướng phân tích, về bài tiếp theo.
Nhận phần việc có tính quyết định — viết một mục trong bài, thiết kế một phần phương pháp — chứ không chỉ phần thực hiện.
Giữ liên hệ riêng với vài người trong nhóm bên kia, ngoài các buổi họp chính thức.
Tìm cách gặp mặt ít nhất một lần. Một chuyến đi hoặc một lần gặp ở hội nghị đổi hẳn chất lượng của mọi cuộc họp trực tuyến sau đó — và đây là khoản đầu tư đáng xin kinh phí nhất trong cả dự án.
Một điểm lợi nên tận dụng
Chênh múi giờ có một mặt lợi thật: công việc chạy được suốt ngày đêm. Bản thảo gửi đi cuối ngày làm việc của mình được đọc và trả lại trước khi mình bắt đầu ngày hôm sau.
Nhóm dùng được điều này đi nhanh hơn cả nhóm ngồi cùng phòng. Nhóm cố họp cho bằng được thì đi chậm hơn cả hai.
Chênh múi giờ với châu Âu và Mỹ là bao nhiêu?
Việt Nam đi trước Tây Âu sáu tới bảy giờ và trước bờ đông nước Mỹ mười một tới mười hai giờ, nên giờ làm việc của họ rơi vào buổi tối hoặc đêm của mình.
Cách nào hiệu quả nhất để nói được trong buổi họp tiếng Anh?
Chuẩn bị trước ba tới bốn ý, mỗi ý một hai câu, rồi đọc ra khi tới lượt — không ai biết bạn có chuẩn bị và chất lượng phát biểu khác hẳn.
Vì sao nên là bên viết biên bản sau họp?
Vì người viết biên bản là người định nghĩa buổi họp đã kết luận gì — đây là vai trò có ảnh hưởng thật nhưng hay bị coi là việc hành chính.
Làm sao để không bị đẩy thành bên chỉ nhận việc?
Chủ động đề xuất hướng nghiên cứu, nhận phần việc có tính quyết định, giữ liên hệ riêng với vài người bên kia, và tìm cách gặp mặt ít nhất một lần.