Trong các buổi trao đổi đầu tiên với đối tác nước ngoài, sớm muộn sẽ có câu hỏi về việc nhóm mình làm được gì, trong bao lâu, với thiết bị nào.
Câu hỏi này dễ nghe như một phép kiểm tra trình độ, và phản ứng tự nhiên là trả lời theo hướng làm đẹp: nói mình có mọi thứ, làm được mọi thứ.
Đó là cách gần như luôn dẫn tới rắc rối ở tháng thứ tư — khi lịch trượt, khi thiết bị không đặt được, và khi bên kia phát hiện ra điều đó không phải từ mình.
Đối tác thật sự muốn biết gì
Phần lớn không phải trình độ chuyên môn — thứ đó họ đã đánh giá qua công bố trước khi liên hệ. Bốn thứ họ cần biết là:
Lịch thật. Việc này ở bên mình mất bao lâu, tính cả các giai đoạn chờ.
Quyền truy cập thiết bị. Không phải trường có máy hay không, mà nhóm mình đặt lịch được không, đặt trước bao lâu, ai trả phí.
Số người và thời gian của họ. Bao nhiêu người thực sự làm, mỗi tuần bao nhiêu.
Thủ tục hành chính mất bao lâu — phê duyệt đạo đức, thoả thuận hợp tác quốc tế, mua sắm, chuyển mẫu.
Thứ tư là thứ họ ít hỏi nhất và cũng là thứ làm lệch tiến độ nhiều nhất.
Nói rõ ràng buộc không làm mất cơ hội
Đây là điều nhiều người lo và thực tế thường ngược lại.
Một ràng buộc được nêu trước là một thông tin để hai bên cùng thiết kế công việc. Cũng ràng buộc đó phát hiện ở giữa chừng là một sự cố, và nó ảnh hưởng tới niềm tin nhiều hơn bản thân ràng buộc.
Ba ràng buộc nên nói thẳng khi có:
Giờ giảng. Ở nhiều cơ sở trong nước, khối lượng giảng dạy chiếm phần lớn tuần làm việc, và thời gian dành cho nghiên cứu là phần còn lại. Đây là đặc điểm cơ cấu, không phải mức độ nghiêm túc — và nói rõ nó giúp đối tác lập lịch đúng.
Cách nói có hiệu quả: nêu con số cụ thể thay vì nói chung chung. "Trong học kỳ tôi có khoảng một ngày rưỡi mỗi tuần cho nghiên cứu, trong hè thì nhiều hơn" là một câu mà bên kia làm việc được với nó.
Lịch thiết bị dùng chung. Nếu phải đặt trước vài tuần, nói ra.
Thời gian phê duyệt. Nếu một thoả thuận hợp tác quốc tế cần vài tháng qua nhiều cấp, đây là thông tin cần nêu ở buổi đầu, không phải khi hạn nộp đề tài đã tới gần.
Bốn thứ nên chuẩn bị sẵn
Có sẵn thì cuộc trao đổi đi nhanh và trông chuyên nghiệp hơn nhiều so với mọi lời giới thiệu:
Một trang về nhóm bằng tiếng Anh: ai, làm gì, ba tới năm công bố tiêu biểu, thiết bị chính có quyền dùng.
Danh sách thiết bị kèm điều kiện dùng — của nhóm, của khoa, của trường, và điều kiện tiếp cận của mỗi loại.
Một bảng thời gian mẫu cho các thủ tục thường gặp ở cơ sở mình. Rất ít nhóm có thứ này và nó tạo khác biệt rõ.
Thông tin về đầu mối quản lý khoa học của cơ sở — tên, chức năng, và quy trình ký thoả thuận.
Khi bên mình chưa có thứ họ cần
Trả lời thẳng là lựa chọn đúng, và nó gần như không bao giờ kết thúc cuộc trao đổi.
Ba cách nói:
Nêu cái mình có thể thay thế — nếu không có thiết bị đó thì có phương pháp khác đạt được mục tiêu tương tự không.
Nêu nơi khác trong nước có — việc biết ai có gì trong nước là một năng lực thật và đối tác đánh giá cao nó.
Đề xuất chia việc theo lợi thế — phần đo đạc nặng thiết bị đặt ở bên họ, phần thực địa, thu mẫu, hoặc tiếp cận hiện trường đặt ở bên mình. Đây thường là cách chia đúng với thực tế, không phải một nhượng bộ.
Một điều nên hỏi ngược lại
Cuộc trao đổi về năng lực nên đi hai chiều, và việc hỏi lại không hề bất lịch sự.
Ba câu đáng hỏi: nguồn kinh phí bên đó kéo dài tới khi nào; bên đó mất bao lâu cho các phê duyệt của họ; và nếu người đang trao đổi chuyển chỗ làm thì hợp tác này còn tiếp tục không.
Câu cuối quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Nhiều hợp tác gắn với một cá nhân chứ không với một đơn vị, và biết điều đó từ đầu giúp bạn quyết định mức đầu tư vào nó.
Đối tác hỏi về năng lực là hỏi về điều gì?
Chủ yếu về lịch thật, quyền truy cập thiết bị, số người và thời gian của họ, và thời gian thủ tục hành chính — không phải trình độ chuyên môn.
Nói rõ ràng buộc có làm mất cơ hội không?
Thường ngược lại: ràng buộc nêu trước là thông tin để cùng thiết kế công việc, còn phát hiện giữa chừng là sự cố ảnh hưởng tới niềm tin.
Nên chuẩn bị sẵn những gì?
Một trang giới thiệu nhóm bằng tiếng Anh, danh sách thiết bị kèm điều kiện dùng, bảng thời gian mẫu cho các thủ tục, và thông tin đầu mối quản lý khoa học.
Khi chưa có thứ đối tác cần thì nói thế nào?
Nêu phương án thay thế, nêu nơi khác trong nước có, và đề xuất chia việc theo lợi thế của mỗi bên.