Một đề tài hợp tác chạy sáu tháng theo một hướng mà nhóm Việt Nam thấy không ổn từ đầu. Khi vấn đề lộ ra, đối tác hỏi vì sao không nói sớm. Câu trả lời thật thường là: chúng tôi có nói, theo cách của chúng tôi.
Đây là khác biệt giao tiếp có hậu quả tốn kém nhất trong hợp tác quốc tế, và nó chữa được bằng vài câu cụ thể.
Vì sao im lặng bị đọc sai
Trong nhiều bối cảnh làm việc ở Việt Nam, việc không đồng ý được thể hiện bằng cách không nói gì, bằng việc đặt một câu hỏi, hoặc bằng việc nêu khó khăn thực hiện — chứ không bằng câu phản đối trực tiếp. Người trong cùng bối cảnh đọc được các tín hiệu này.
Đối tác ở nhiều nước thì không. Với họ, quy ước là: ai không phản đối trong cuộc họp là đã đồng ý, và sự đồng ý đó có giá trị ràng buộc cho các bước sau.
Hệ quả: câu "chúng tôi sẽ cố gắng xem" được ghi vào biên bản là đã nhất trí. Không phải họ cố tình bỏ qua ý bạn — họ thật sự không nghe thấy một phản đối nào.
Nêu phản đối bằng ba câu
Không cần đối đầu, và không cần đổi tính cách. Công thức ba câu này đủ cho hầu hết tình huống:
Câu một — nói rõ đây là một phản đối. "Tôi có một lo ngại về phần này." Câu này quan trọng nhất, vì nó báo cho người nghe biết phần tiếp theo không phải một câu hỏi cho vui.
Câu hai — nêu lý do cụ thể. "Cách lấy mẫu này không khả thi ở địa bàn của chúng tôi vì cần giấy phép mà thời gian xin là ba tháng."
Câu ba — đưa một phương án. "Tôi đề nghị đổi sang cách này, hoặc để chúng tôi kiểm khả năng xin phép trong hai tuần rồi báo lại."
Ba câu này được tiếp nhận rất tốt trong môi trường làm việc quốc tế. Điều làm người ta khó xử không phải sự phản đối mà là sự phản đối muộn.
Nếu không nói được ngay trong họp
Đây là tình huống thật: cuộc họp bằng ngoại ngữ, nhiều người nói nhanh, và bạn cần thời gian nghĩ.
Hai cách xử lý, cả hai đều bình thường:
Nói trong họp rằng bạn sẽ trả lời sau. "Tôi cần kiểm lại vài điều trước khi nhất trí phần này, tôi sẽ gửi ý kiến trong hai ngày." Câu này giữ được quyền phản đối và nó cũng ngăn việc phần đó được ghi là đã thống nhất.
Gửi thư sau họp trong vòng một hai ngày. Viết ra thường dễ hơn nói, và với người không dùng tiếng mẹ đẻ thì bản viết thường rõ hơn bản nói.
Điều không nên làm: im lặng rồi nêu vấn đề sau ba tháng. Lúc đó công việc đã đi theo hướng cũ, và người khác đã báo cáo tiến độ dựa trên sự đồng thuận tưởng là có.
Phản hồi trên bản thảo
Khi đọc bản thảo của đối tác, hai lỗi thường gặp từ phía nhóm Việt Nam: chỉ sửa lỗi chính tả và cách diễn đạt, hoặc viết "tốt rồi" mà không góp gì.
Đối tác gửi bản thảo là muốn nghe phần nội dung. Ba loại góp ý được mong đợi:
Chỗ bạn không đồng ý với cách giải thích kết quả.
Chỗ mô tả sai về bối cảnh Việt Nam — đây là phần chỉ bạn thấy được, và bỏ qua nó là bỏ đúng giá trị bạn mang lại.
Chỗ thiếu một dữ kiện hoặc một tài liệu cần dẫn.
Cách viết góp ý: gắn vào đoạn cụ thể, nêu lý do, và đề xuất câu thay thế nếu có. Góp ý dạng "phần thảo luận nên mạnh hơn" không dùng được.
Nói không với một yêu cầu
Đối tác đề nghị một việc nhóm bạn không làm được — thêm một địa bàn, xong trong hai tháng, một phân tích cần thiết bị không có.
Cách trả lời có tác dụng: nói rõ không làm được, nêu lý do, và nói bạn làm được gì.
"Chúng tôi không làm được trong hai tháng vì phải qua phê duyệt đạo đức mất sáu tuần. Chúng tôi làm được trong bốn tháng, hoặc làm được hai địa bàn thay vì bốn trong hai tháng."
Điều cần tránh là nhận rồi không làm được. Trong môi trường quốc tế, một lời "không" rõ ràng được tôn trọng; một cam kết không thực hiện làm mất lòng tin và nó khó lấy lại.
Khi nhận phản hồi thẳng
Chiều ngược lại cũng cần nói: phản hồi từ đối tác có thể nghe rất trực tiếp — "phần phân tích này không đúng", "tôi không đồng ý với kết luận".
Trong quy ước của họ, đây là câu nói về công việc, không phải về con người, và không hàm ý coi nhẹ ai. Đọc nó như một sự xúc phạm là cách hợp tác nguội đi mà bên kia không hiểu vì sao.
Cách phản ứng bình thường và được mong đợi: hỏi lại cho rõ, đồng ý phần đúng, và bảo vệ phần bạn cho là đúng kèm lý do. Việc bảo vệ quan điểm của mình không làm xấu quan hệ — ở nhiều môi trường, nó là điều làm người ta tôn trọng bạn hơn.
Một việc nên làm ngay đầu hợp tác
Thống nhất cách làm việc, bằng một cuộc trao đổi ngắn: quyết định được ghi ở đâu, ai chốt, và im lặng nghĩa là gì.
Câu đáng nói thẳng: "Nếu chúng tôi không trả lời trong ba ngày thì nghĩa là chúng tôi đang kiểm, chưa phải đồng ý — xin đừng coi im lặng là nhất trí." Một câu này ngăn được phần lớn các hiểu nhầm ở trên.
Vì sao im lặng bị đối tác đọc là đồng ý?
Vì quy ước ở nhiều nước là ai không phản đối trong cuộc họp thì đã đồng ý, và sự đồng ý đó ràng buộc các bước sau.
Nêu phản đối thế nào?
Ba câu: nói rõ đây là một lo ngại, nêu lý do cụ thể, và đưa một phương án thay thế.
Nếu chưa nói được trong họp?
Nói rằng bạn cần kiểm lại và sẽ gửi ý kiến trong hai ngày — câu này giữ được quyền phản đối và ngăn phần đó bị ghi là đã thống nhất.
Phản hồi trực tiếp từ đối tác có phải là xúc phạm?
Không — trong quy ước của họ đó là câu nói về công việc; phản ứng được mong đợi là hỏi cho rõ, đồng ý phần đúng, và bảo vệ phần mình cho là đúng kèm lý do.