Khi một nhóm muốn xây quan hệ quốc tế, cách thường được nghĩ tới là cử người đi hội nghị. Cách hiệu quả hơn trên mỗi đồng chi phí là ngược lại: tổ chức một hội thảo và mời họ tới.
Vì sao hiệu quả hơn
Cả nhóm được tiếp xúc, không chỉ một người đi. Học viên và giảng viên trẻ của bạn gặp người nước ngoài ngay tại chỗ — điều mà kinh phí không bao giờ đủ để đưa họ ra ngoài.
Bạn ở vai chủ nhà, nên bạn quyết định chủ đề, người được mời, và ai gặp ai. Vị thế đó khác hẳn vị thế người dự một hội nghị của người khác.
Chi phí thấp hơn nhiều. Đưa mười người của bạn đi nước ngoài tốn hơn nhiều so với mời ba người tới Việt Nam.
Nó là căn cứ cho hồ sơ của chính bạn — tổ chức hội thảo quốc tế là đóng góp được ghi nhận trong mọi kỳ xét.
Quy mô: nhỏ hiệu quả hơn
Một hội thảo hai mươi tới ba mươi người, hai ngày, hiệu quả hơn một hội nghị hai trăm người về mục tiêu xây quan hệ.
Lý do: ở quy mô nhỏ, mọi người thật sự nói chuyện được với nhau. Ở quy mô lớn, phần lớn người tham dự chỉ ngồi nghe.
Và quy mô nhỏ thì chi phí trong tầm, thủ tục nhẹ, và bạn làm được mà không cần một bộ máy tổ chức.
Chia việc giữa hai phía
Cách chia thường dùng và hợp lý:
Phía Việt Nam: địa điểm, hậu cần, thủ tục cho khách quốc tế, và phần lớn công việc tổ chức.
Phía đối tác: mời người trong mạng lưới của họ, và thường là góp một phần kinh phí đi lại cho người của họ.
Cùng nhau: chủ đề, chương trình, và danh sách người mời.
Điều nên tránh: để đối tác quyết toàn bộ chương trình. Khi đó hội thảo diễn ra ở Việt Nam nhưng nội dung do người khác định, và phần lớn thời gian dành cho các báo cáo của khách.
Một chương trình cân đối nên có ít nhất một nửa thời lượng cho người trong nước trình bày — kể cả học viên. Đây là mục đích chính của việc tổ chức, không phải phần phụ.
Tìm kinh phí
Bốn nguồn thường dùng, và thường phải kết hợp:
Kinh phí hoạt động khoa học của cơ sở bạn.
Các suất tài trợ nhỏ cho hoạt động kết nối — nhiều quỹ có hạng mục này và nó dễ được duyệt hơn nhiều so với đề tài nghiên cứu.
Phần đóng góp của phía đối tác, thường cho đi lại của người họ mời.
Phí tham dự ở mức thấp, nếu phù hợp — nhưng cẩn trọng vì nó có thể loại người học và người từ các cơ sở ít kinh phí.
Với hội thảo nhỏ, tổng chi phí thường trong tầm một suất tài trợ kết nối.
Bốn việc quyết định chất lượng
Chủ đề đủ hẹp. Một hội thảo về "hợp tác nghiên cứu" thì không ai biết nói gì. Một hội thảo về một câu hỏi cụ thể trong lĩnh vực thì các báo cáo nối được với nhau.
Thời lượng cho thảo luận, không chỉ cho báo cáo. Nguyên tắc dùng được: mỗi báo cáo hai mươi phút thì dành mười phút hỏi đáp, và có một phiên thảo luận mở ở cuối mỗi ngày.
Có phần cho học viên. Một phiên báo cáo ngắn hoặc phiên trình bày bằng bảng dành cho nghiên cứu sinh và học viên cao học. Đây là phần tạo ra tác động lâu nhất.
Thời gian không có chương trình. Bữa ăn, giờ nghỉ, một buổi đi thăm. Các hợp tác hình thành ở đây, không ở phòng hội thảo.
Hình thức kết hợp
Với người không tới được, phát trực tuyến các phiên chính là việc đáng làm — nó tăng số người biết tới công việc của nhóm bạn mà gần như không thêm chi phí.
Nhưng đừng làm hoàn toàn trực tuyến nếu mục tiêu là xây quan hệ. Phần giá trị nhất của một hội thảo — các cuộc trò chuyện ngoài chương trình — không xảy ra qua màn hình.
Biến nó thành hợp tác tiếp
Đây là bước quyết định, và nó phải được chuẩn bị trước hội thảo, không sau.
Dành một phiên cuối cho việc bàn bước tiếp: có đề tài chung nào không, ai làm gì, và có quỹ nào hai bên cùng nộp được.
Trong vòng hai tuần sau hội thảo, gửi một bản tóm tắt cho tất cả người tham dự, kèm danh sách các việc đã thống nhất và người chịu trách nhiệm.
Và giữ danh sách người tham dự kèm thông tin liên hệ. Đó là tài sản của nhóm bạn, dùng được cho nhiều năm — nhiều nhóm tổ chức hội thảo rồi không giữ lại danh sách này.
Nếu nhóm bạn chưa từng tổ chức
Bắt đầu nhỏ hơn nữa: một buổi seminar nửa ngày với một khách quốc tế đang ở Việt Nam vì việc khác. Chi phí gần như không, và nó cho nhóm bạn kinh nghiệm tổ chức cùng một quan hệ mới.
Sau hai ba lần như vậy, việc tổ chức một hội thảo hai ngày không còn là việc lớn.
Vì sao tổ chức hội thảo hiệu quả hơn cử người đi hội nghị?
Vì cả nhóm được tiếp xúc chứ không chỉ một người, bạn ở vai chủ nhà nên quyết định chủ đề và người mời, và chi phí thấp hơn nhiều.
Quy mô nào phù hợp?
Hai mươi tới ba mươi người trong hai ngày — ở quy mô đó mọi người thật sự nói chuyện được với nhau, và chi phí cùng thủ tục đều trong tầm.
Chia việc với đối tác thế nào?
Phía trong nước lo địa điểm, hậu cần và thủ tục; phía đối tác mời người trong mạng lưới của họ; hai bên cùng quyết chủ đề và chương trình.
Làm sao để hội thảo dẫn tới hợp tác tiếp?
Dành một phiên cuối bàn bước tiếp, gửi bản tóm tắt kèm việc đã thống nhất trong hai tuần, và giữ danh sách người tham dự.