Từ buổi gặp đầu tới sản phẩm đầu: năm mà phần lớn hợp tác đứng lại

Một giáo sư nước ngoài tới dự hội thảo, hai bên nói chuyện, thấy có điểm chung, và hẹn sẽ hợp tác. Thư qua lại vài lần, rồi thưa dần.

Đây là kết cục phổ biến nhất của các liên hệ quốc tế, và nó không phải vì ai đó không thật lòng.

Vì sao nó đứng lại — nhìn từ phía mình

Bốn nguyên nhân, và hai nguyên nhân đầu nằm trong tay chúng ta:

Chờ bên kia đề xuất. Đây là nguyên nhân lớn nhất từ phía Việt Nam. Có tâm lý rằng bên có nguồn lực nhiều hơn thì nên là bên đưa ra kế hoạch — trong khi họ đang bận và đang chờ xem mình có thật sự quan tâm không.

Thực tế: người chủ động đề xuất một việc cụ thể thường là người quyết định hợp tác có chạy hay không, bất kể vị thế của hai bên.

Không có việc cụ thể để bắt đầu. "Mình sẽ hợp tác" không phải một việc ai đó làm được vào thứ hai.

Chờ có kinh phí. Cả hai bên đồng ý sẽ làm khi xin được đề tài. Việc xin mất một năm, thường trượt, và trong thời gian đó quan hệ nguội.

Không ai phụ trách. Hai người đứng đầu đều bận.

Việc nên làm trong hai tuần sau buổi gặp

Đây là cửa sổ quan trọng nhất và nó đóng nhanh.

Gửi một thư có nội dung cụ thể — không phải thư cảm ơn.

Thư nên có: nhắc lại điểm chung hai bên đã nói tới; đề xuất một việc nhỏ cụ thể làm được trong ba tới sáu tháng; nêu phần mình sẽ làm; và đề nghị một cuộc gọi.

Một thư như vậy khác hẳn thư "rất mong được hợp tác". Nó cho bên kia một thứ để trả lời có hoặc không, thay vì một thứ để cân nhắc rồi quên.

Chọn việc nhỏ đầu tiên

Bốn loại làm được mà không cần kinh phí:

Một bài tổng quan chung. Không cần dữ liệu mới, không cần phê duyệt gì — và nó buộc hai bên thống nhất cách hiểu về lĩnh vực.

Phân tích lại dữ liệu sẵn có của bên mình bằng phương pháp của bên kia. Đây là lựa chọn tốt vì nó làm rõ giá trị mà phía Việt Nam mang tới.

Một nghiên cứu thử quy mô nhỏ.

Cùng viết một đề xuất tài trợ. Bản thân việc này đã là một công việc chung thật, và kể cả khi trượt thì hai bên đã có một kế hoạch chung.

Giá trị lớn nhất không nằm ở sản phẩm mà ở chỗ: bạn biết được bên kia làm việc thế nào khi mức rủi ro còn thấp — trả lời thư nhanh hay chậm, có giữ cam kết không, xử lý bất đồng ra sao.

Năm thứ cần chốt trong ba tháng đầu

Sản phẩm đầu tiên và hạn cụ thể.

Ai làm gì — ghi lại, dù chỉ trong một thư.

Quyền đứng tên trên sản phẩm đầu. Bàn lúc này dễ; bàn khi bản thảo đã viết xong thì khó.

Một cuộc gọi định kỳ — hằng tháng là đủ, nhưng phải có trong lịch.

Một người phụ trách ở mỗi bên. Ở phía mình, giao việc này cho một nghiên cứu sinh hoặc cán bộ trẻ vừa giải quyết vấn đề thời gian vừa là cơ hội lớn cho họ.

Bảo vệ phần của mình

Trong giai đoạn đầu chưa có kinh phí, phía Việt Nam thường bỏ nhiều công sức tương đối hơn. Bốn việc nên làm:

Nói rõ mình đóng góp gì — dữ liệu, quyền tiếp cận hiện trường, hiểu biết bối cảnh, mạng lưới địa phương. Đây là những đóng góp thật và chúng dễ bị coi là hiển nhiên nếu không được nêu tên.

Đảm bảo sản phẩm đầu công bố được và người của mình có tên rõ ràng trên đó.

Đặt hạn cho giai đoạn thử. Nếu sau một năm vẫn chỉ là các việc nhỏ không kinh phí, đây là lúc đặt câu hỏi về bước tiếp theo — chứ không phải tiếp tục thêm một năm nữa.

Hỏi thẳng về kế hoạch tài trợ. "Anh chị dự định xin nguồn nào, vào đợt nào, và nhóm tôi sẽ ở vai nào trong đó?" Đây là câu hỏi hoàn toàn hợp lý và câu trả lời cho biết bên kia nghiêm túc tới đâu.

Bốn dấu hiệu nên dừng lại

Thư không được trả lời sau hai lần nhắc.

Mọi đề xuất đều được khen nhưng không có cam kết cụ thể nào.

Phần chung chỉ gồm việc bên mình cung cấp dữ liệu hoặc mẫu, còn phân tích và viết đều ở bên kia — đây là dấu hiệu của một quan hệ không cân bằng sẽ không tự sửa.

Chỉ một bên luôn là bên chủ động, kéo dài hơn một năm.

Trong các trường hợp này, việc dừng lại một cách rõ ràng và giữ quan hệ tốt là lựa chọn đúng — nó giải phóng thời gian cho các liên hệ khác, và để ngỏ khả năng quay lại sau.

Khi sản phẩm đầu tiên hoàn thành

Ba việc nên làm ngay, lúc còn đà:

Chốt dự án thứ hai trước khi dự án đầu kết thúc hẳn.

Dùng sản phẩm đó làm bằng chứng khi xin tài trợ — một công bố chung là bằng chứng mạnh nhất rằng hợp tác này có thật.

Đưa thêm người vào — một nghiên cứu sinh ở mỗi bên. Đây là việc biến một quan hệ cá nhân thành quan hệ giữa hai nhóm, và nó là thứ giúp hợp tác sống sót khi một người chuyển chỗ làm.