Yêu cầu của nhà tài trợ và quy định về dữ liệu cá nhân thay đổi theo thời gian — luôn kiểm quy định hiện hành và làm việc với bộ phận quản lý khoa học.
Trong nhiều đề tài hợp tác, kế hoạch quản lý dữ liệu được viết cho đủ hồ sơ rồi không ai đọc lại. Đó là sai sót tốn kém, vì chính bản này quyết định nhóm bạn còn dùng được dữ liệu sau khi đề tài kết thúc hay không.
Một kế hoạch dùng được gồm gì
Dữ liệu nào sẽ được tạo ra, ở dạng gì, khối lượng bao nhiêu. Nghe hiển nhiên nhưng việc liệt kê ra thường phát hiện các loại dữ liệu chưa ai nghĩ tới — ghi âm, ảnh, dữ liệu thô từ thiết bị.
Ai thu, ai giữ bản gốc, lưu ở đâu và ai truy cập được.
Cách khử định danh và ai giữ bảng khoá nối định danh.
Dữ liệu được giữ bao lâu và xử lý thế nào sau đó.
Ai được dùng dữ liệu cho việc gì, trong đề tài và sau đề tài.
Có công khai dữ liệu không, ở mức nào, và trên nền tảng nào.
Mục thứ năm là mục quan trọng nhất với nhóm bạn, và là mục hay được viết mơ hồ nhất.
Lưu trữ và phân quyền
Nguyên tắc thực tế: dữ liệu thô không bị sửa, mọi xử lý tạo bản mới; ba bản sao lưu ở ít nhất hai nơi; và dữ liệu định danh được lưu tách khỏi dữ liệu phân tích.
Với dữ liệu có thông tin cá nhân, thêm: mã hoá, và kiểm xem nền tảng lưu trữ được dùng có phù hợp với quy định cùng với cam kết đã nêu trong bản đồng thuận hay không.
Phân quyền nên theo nhu cầu công việc: người phân tích không cần truy cập bảng khoá định danh. Ghi rõ ai có quyền gì, và cập nhật khi có người vào hoặc rời đề tài — bước cập nhật này hầu như luôn bị bỏ.
Khử định danh: làm đúng mức
Xoá tên là bước đầu, không phải đủ. Dữ liệu vẫn có thể nhận ra người nếu kết hợp các trường: một trường hợp duy nhất ở một xã nhỏ với một đặc điểm cụ thể có thể nhận diện được dù đã xoá tên.
Cách xử lý thường dùng: gộp các trường quá chi tiết thành nhóm; và với các trường hợp rất hiếm, cân nhắc không công bố ở mức chi tiết đó.
Và giữ bảng khoá riêng, ở nơi có ít người truy cập, với thời điểm xoá đã định trước.
Yêu cầu công khai dữ liệu
Nhiều nhà tài trợ và tạp chí yêu cầu công khai dữ liệu kèm bài. Ba điều phải xử lý trước, không sau:
Bản đồng thuận phải nêu việc này. Nếu người tham gia không được cho biết dữ liệu sẽ được công khai, việc công khai sau đó không có căn cứ. Đây là điểm không sửa được về sau.
Dữ liệu cần bản mô tả — mỗi biến là gì, đơn vị gì, giá trị thiếu ghi thế nào. Không có bản này thì dữ liệu công khai ra cũng không ai dùng được, và việc công khai chỉ là hình thức.
Với dữ liệu nhạy cảm, có thể công khai theo cơ chế truy cập có điều kiện thay vì công khai hoàn toàn. Hãy hỏi nhà tài trợ về phương án này nếu công khai hoàn toàn không phù hợp.
Quyền sử dụng sau đề tài: đàm phán cụ thể
Đây là phần có giá trị lâu dài nhất với nhóm ở Việt Nam, và là phần dễ bị viết chung chung nhất.
Cần rõ bằng văn bản: nhóm bạn được dùng dữ liệu cho các nghiên cứu ngoài đề tài chung hay không; nếu có thì cần sự đồng ý của ai; trong thời gian bao lâu; và bạn có được đào tạo học viên trên dữ liệu đó không.
Vế cuối đáng nêu riêng: dữ liệu là nguyên liệu cho luận văn của học viên trong nhóm bạn trong nhiều năm sau. Nếu quyền này không được ghi, giá trị lâu dài của việc tham gia đề tài giảm rất nhiều.
Dữ liệu ra khỏi Việt Nam
Cần kiểm cụ thể theo loại dữ liệu, không suy luận. Hai thiết kế giảm rủi ro:
Xử lý và khử định danh tại Việt Nam, chỉ chuyển dữ liệu đã khử định danh.
Giữ dữ liệu trên hạ tầng đặt tại Việt Nam, đối tác truy cập từ xa để phân tích.
Phương án thứ hai cũng có lợi về vị thế: nhóm bạn giữ bản gốc, và điều đó là căn cứ tự nhiên cho việc tiếp tục dùng dữ liệu về sau.
Việc nên làm ở đầu đề tài
Đọc lại bản kế hoạch quản lý dữ liệu đã nộp, nếu có, và kiểm sáu mục ở trên có được nêu cụ thể không.
Nếu mục nào mơ hồ, đề nghị làm rõ ngay — lúc này là lúc dễ nhất, vì chưa có dữ liệu nào và không ai đang giữ lợi thế.
Và giữ một bản ở phía bạn. Nhiều nhóm không có bản kế hoạch của đề tài mình tham gia, vì nó do đối tác nộp cho nhà tài trợ.
Mục nào trong kế hoạch quản lý dữ liệu quan trọng nhất với nhóm trong nước?
Quyền sử dụng dữ liệu sau đề tài — gồm cả quyền dùng cho luận văn của học viên trong nhóm bạn trong nhiều năm sau.
Xoá tên có đủ để khử định danh không?
Không; dữ liệu vẫn có thể nhận ra người khi kết hợp các trường. Cần gộp các trường quá chi tiết và cân nhắc với các trường hợp rất hiếm.
Yêu cầu công khai dữ liệu cần chuẩn bị gì?
Bản đồng thuận phải nêu việc này từ trước, dữ liệu cần bản mô tả biến, và với dữ liệu nhạy cảm có thể dùng cơ chế truy cập có điều kiện.
Thiết kế nào giảm rủi ro khi chuyển dữ liệu ra nước ngoài?
Khử định danh tại Việt Nam trước khi chuyển, hoặc giữ dữ liệu trên hạ tầng tại Việt Nam và cho đối tác truy cập từ xa.
