Rất ít hợp tác kết thúc bằng một quyết định rõ ràng. Phần lớn trôi vào im lặng: đề tài hết kinh phí, mọi người chuyển sang việc khác, và một bản thảo dở cùng một bộ dữ liệu nằm lại ở trạng thái không ai biết mình được làm gì với chúng.
Một buổi trao đổi ở cuối, kèm một trang ghi lại, giải quyết toàn bộ chuyện đó.
Ba cách hợp tác kết thúc
Kết thúc bình thường: đề tài xong, kết quả đã công bố hoặc đang trong quá trình. Đây là lúc dễ chốt nhất và cũng là lúc dễ bỏ qua nhất vì mọi người đang vui.
Kinh phí hết mà công việc chưa xong. Phổ biến nhất. Có dữ liệu, có bản thảo dở, không có ai được trả tiền để hoàn thành.
Kết thúc vì mâu thuẫn hoặc vì một bên rút. Khó nhất, và là lúc việc có văn bản trở nên quan trọng nhất.
Với cả ba, danh sách cần chốt giống nhau — chỉ khác không khí của cuộc trao đổi.
Sáu việc cần chốt
Dữ liệu: ai giữ bản gốc, ai được dùng tiếp cho việc gì, trong bao lâu, và có cần xin phép bên kia không.
Bản thảo đã gửi hoặc đang sửa: ai chịu trách nhiệm đưa tới cùng, và danh sách tác giả có đổi không nếu người đó làm phần lớn phần còn lại.
Bản thảo mới ở dạng dở: có ai sẽ viết tiếp không, trong thời hạn nào, và nếu không thì bên nào được viết một mình.
Kết quả chưa công bố: có công bố tiếp không; nếu một bên không muốn tham gia nữa thì họ có phản đối việc bên kia công bố không.
Thiết bị, mẫu vật, phần mềm còn lại thuộc về ai.
Nghĩa vụ còn lại với nhà tài trợ và với người tham gia nghiên cứu: báo cáo, xoá dữ liệu định danh, phản hồi kết quả cho cộng đồng — ai làm và khi nào.
Mục cuối là mục hay bị bỏ hoàn toàn, và nó là mục liên quan tới người ngoài cuộc — những người đã bỏ thời gian tham gia nghiên cứu.
Bản thảo dở: quy tắc nên thống nhất
Đây là nguồn tranh chấp phổ biến nhất sau khi hợp tác kết thúc.
Một cách xử lý rõ ràng: đặt một thời hạn — ví dụ sáu tháng. Trong thời hạn đó, người chủ trì bản thảo cố gắng hoàn thành với đầy đủ các đồng tác giả. Sau thời hạn, nếu không tiến, bên nào muốn viết tiếp thì được viết, với điều kiện thông báo cho các bên và giữ ghi nhận đóng góp của người đã làm phần trước.
Quy tắc này công bằng với cả hai phía: nó không cho phép một bên giữ bản thảo vô thời hạn, và nó không cho phép bên kia lấy đi công việc của người khác.
Ghi vào biên bản cuối, kèm ngày bắt đầu tính thời hạn.
Với dữ liệu thu ở Việt Nam
Đây là điểm nhóm trong nước nên chốt kỹ nhất, vì nó quyết định giá trị lâu dài của cả đợt hợp tác với nhóm bạn.
Ba câu cụ thể: nhóm tôi được dùng dữ liệu này cho các nghiên cứu khác không; học viên của tôi được làm luận văn trên dữ liệu này không; và nếu có thì cần thông báo hay cần đồng ý của bên kia?
Nếu ba câu này đã được thống nhất từ đầu đề tài thì bước kết thúc chỉ là xác nhận lại. Nếu chưa, đây là lần cuối bạn còn ở vị thế đàm phán được — sau khi mọi người đã chuyển việc thì các thư từ không được trả lời.
Giữ quan hệ
Một hợp tác kết thúc gọn là điều kiện để có hợp tác tiếp, kể cả khi lần này không như kỳ vọng.
Ba việc rẻ và có tác dụng: gửi một thư cảm ơn nêu cụ thể phần việc của từng người; hỏi họ có cần gì từ phía bạn trong thời gian tới; và nếu có kết quả công bố sau này, gửi cho họ.
Ngay cả khi kết thúc vì mâu thuẫn, giữ giọng chuyên môn trong các thư từ là việc đáng làm — giới nghiên cứu trong một lĩnh vực nhỏ hơn nhiều so với cảm nhận, và những người này sẽ còn xuất hiện trong các hội đồng và các vòng phản biện.
Một trang biên bản
Không cần văn bản pháp lý. Một thư điện tử tóm tắt sáu mục ở trên, gửi cho tất cả các bên, và đề nghị họ trả lời xác nhận — đó là đủ.
Giá trị của nó không phải ở tính ràng buộc mà ở chỗ nó buộc mọi người phải nói rõ, và nó là thứ bạn mở ra được hai năm sau khi có ai hỏi.
Gửi nó trong vòng một tháng sau khi công việc chính kết thúc. Sau đó thì mọi người đã bận việc khác, và một đề nghị chốt lại nghe như một đòi hỏi thay vì một thủ tục bình thường.
Vì sao cần chốt lại khi hợp tác kết thúc?
Vì phần lớn hợp tác trôi vào im lặng, để lại dữ liệu và bản thảo ở trạng thái không ai biết mình được làm gì với chúng.
Bản thảo dở nên xử lý thế nào?
Đặt một thời hạn — ví dụ sáu tháng — để người chủ trì hoàn thành cùng đầy đủ đồng tác giả; sau đó bên nào muốn viết tiếp thì được, với điều kiện thông báo và giữ ghi nhận đóng góp.
Nhóm trong nước nên chốt kỹ điều gì nhất?
Quyền dùng dữ liệu cho các nghiên cứu khác và cho luận văn của học viên — vì đó là giá trị lâu dài của cả đợt hợp tác.
Biên bản kết thúc cần hình thức gì?
Một thư điện tử tóm tắt các mục đã thống nhất, gửi cho tất cả các bên và đề nghị xác nhận — gửi trong vòng một tháng sau khi công việc chính kết thúc.
