Quy định về phê duyệt nghiên cứu và về bảo vệ dữ liệu cá nhân thay đổi theo thời gian và khác nhau giữa các nước — luôn kiểm quy định hiện hành áp dụng cho cả hai phía.
Đây là phần dễ bị đẩy sang cuối trong hợp tác quốc tế, và cũng là phần không sửa được nếu làm sai: dữ liệu thu thập không đúng quy trình thì không dùng được, và tạp chí sẽ hỏi về phê duyệt đạo đức.
Phê duyệt đạo đức: thường cần cả hai phía
Với nghiên cứu có người tham gia, hoặc có dữ liệu cá nhân, thường cần phê duyệt của hội đồng đạo đức ở cả cơ sở Việt Nam và cơ sở nước ngoài.
Hai quy trình chạy song song và không thay thế nhau. Đối tác nước ngoài đôi khi cho rằng phê duyệt của họ là đủ — đây là hiểu nhầm cần làm rõ ngay từ đầu.
Thời gian xử lý tính bằng tuần tới tháng, và có thể yêu cầu sửa thiết kế. Vì vậy nộp sớm, và đừng lên lịch thu dữ liệu trước khi có phê duyệt.
Không có cách phê duyệt hồi tố. Dữ liệu đã thu trước khi được phê duyệt thường không dùng được cho công bố.
Đồng thuận của người tham gia
Bản thông tin và phiếu đồng thuận phải bằng tiếng Việt, viết ở mức người tham gia hiểu được — không phải bản dịch trực tiếp từ văn bản học thuật tiếng Anh.
Cần nêu rõ: mục đích, việc người tham gia sẽ làm, thời gian, rủi ro và lợi ích, ai xem được dữ liệu, dữ liệu lưu bao lâu, và quyền rút khỏi nghiên cứu bất cứ lúc nào.
Nếu dữ liệu sẽ được chia sẻ với đối tác nước ngoài hoặc công khai, điều đó phải nằm trong phần đồng thuận. Xin đồng thuận cho mục đích A rồi dùng cho mục đích B là vi phạm.
Với nhóm dễ bị tổn thương — trẻ em, bệnh nhân, người lao động phụ thuộc — cần thủ tục chặt hơn và thường cần đồng thuận của người đại diện kèm sự tự nguyện của chính người tham gia.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Nguyên tắc chung áp dụng được ở mọi nơi: thu ở mức tối thiểu cần cho câu hỏi nghiên cứu; gỡ thông tin định danh sớm nhất có thể; giữ bảng ghép mã riêng ở nơi bảo mật; giới hạn người truy cập; và có kế hoạch xoá sau thời hạn đã công bố.
Việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài có quy định riêng và cần kiểm trước khi thực hiện, đặc biệt với dữ liệu sức khoẻ và dữ liệu định danh được.
Cách giảm rủi ro đơn giản nhất: chỉ chuyển bản đã khuyết danh hoặc bản tổng hợp, và giữ dữ liệu gốc ở Việt Nam.
Quyền tiếp tục dùng dữ liệu
Đây là điều nhóm Việt Nam hay quên đưa vào thoả thuận: sau khi bài chung được công bố, bạn có được dùng dữ liệu đó cho nghiên cứu tiếp và cho luận án của học viên không.
Nếu không ghi rõ, bạn có thể mất quyền dùng chính dữ liệu mà nhóm mình thu thập.
Ghi vào thoả thuận: mỗi bên được dùng dữ liệu cho mục đích nào, cần thông báo hay xin phép bên kia trong trường hợp nào, và thời hạn ràng buộc là bao lâu.
Khi tạp chí yêu cầu công khai dữ liệu
Nhiều tạp chí yêu cầu chia sẻ dữ liệu hoặc giải thích lý do không chia sẻ được. Với dữ liệu cá nhân, lý do hợp lệ là có, nhưng phải nói rõ và thường phải cung cấp bản tổng hợp.
Chuẩn bị trước sẽ nhẹ: ngay từ đầu, tạo một bản dữ liệu đã khuyết danh dùng được để chia sẻ, kèm tệp mô tả từng biến.
Danh mục kiểm trước khi thu dữ liệu
Có phê duyệt đạo đức của cả hai phía, còn hiệu lực.
Bản thông tin và phiếu đồng thuận bằng tiếng Việt, đã được hội đồng thông qua.
Kế hoạch quản lý dữ liệu: lưu ở đâu, ai truy cập, khuyết danh thế nào, xoá khi nào.
Thoả thuận có điều khoản về sở hữu, sử dụng và chuyển dữ liệu.
Nếu chuyển dữ liệu ra nước ngoài, đã kiểm quy định áp dụng.
Phê duyệt của đối tác nước ngoài có đủ không?
Thường là không. Nghiên cứu thực hiện tại Việt Nam thường cần phê duyệt của hội đồng đạo đức phía Việt Nam. Hãy hỏi cơ sở của bạn về quy trình áp dụng.
Dữ liệu đã khuyết danh có cần đồng thuận không?
Vẫn cần đồng thuận cho việc thu thập ban đầu. Việc khuyết danh giảm rủi ro khi lưu trữ và chia sẻ, nhưng không thay thế cho đồng thuận.
Có được chuyển dữ liệu qua công cụ lưu trữ trực tuyến của đối tác?
Cần kiểm quy định về chuyển dữ liệu và về nơi lưu. Với dữ liệu định danh được, cách an toàn là giữ bản gốc trong nước và chỉ chia sẻ bản khuyết danh.
Sau khi dự án kết thúc, dữ liệu thuộc về ai?
Tuỳ thoả thuận — và đó là lý do phải ghi rõ từ đầu, gồm cả quyền của mỗi bên được dùng tiếp cho nghiên cứu và cho luận án của học viên.
