Một chuyến hội nghị quốc tế tốn kém đáng kể. Nếu bạn chỉ nghe báo cáo rồi về, phần lớn số tiền đó không sinh lợi — vì các báo cáo đó sẽ thành bài báo mà bạn đọc được sau vài tháng.
Chọn hội nghị
Không chọn theo tên lớn mà theo việc cộng đồng bạn cần gặp có tới đó không. Với nhiều ngành hẹp, một hội thảo chuyên đề vài trăm người giá trị hơn một hội nghị vài nghìn người.
Dấu hiệu của hội nghị đáng đi: ban chương trình gồm người bạn biết qua công trình; các năm trước có kỷ yếu hoặc chương trình công khai để bạn xem ai từng tới.
Cảnh giác với hội nghị mời hàng loạt qua thư điện tử, phạm vi rất rộng, nhận bài rất nhanh và phí dự cao — cùng họ với tạp chí săn mồi.
Chuẩn bị trước khi đi
Đọc chương trình và đánh dấu năm tới mười người bạn muốn gặp, kèm lý do cụ thể: bài nào của họ, câu hỏi gì của bạn.
Viết sẵn hai phiên bản giới thiệu bản thân: một câu và ba mươi giây. Nghe hình thức nhưng nó là thứ bạn dùng nhiều nhất trong bốn ngày.
Nếu có báo cáo, tập trước ít nhất hai lần với đồng nghiệp và bấm đồng hồ. Quá giờ là lỗi bị nhớ lâu nhất.
Chuẩn bị bản áp phích hoặc bản trình bày ở định dạng đọc được từ xa: ít chữ, một thông điệp chính, hình lớn.
Cách bắt đầu một cuộc trao đổi
Sau báo cáo của ai đó, tới nói một câu cụ thể về nội dung — không phải lời khen chung. "Phần kết quả ở hình ba làm tôi nghĩ tới dữ liệu của chúng tôi ở Việt Nam, nó ngược chiều" là mở đầu tốt.
Khu vực áp phích là nơi dễ nói chuyện nhất, vì người trình bày đứng đó để trao đổi. Đây là chỗ nên dành thời gian, không phải chỗ đi ngang qua.
Bữa trưa và tiệc tối là nơi các hợp tác thật hình thành. Đừng ngồi cùng đúng nhóm người mình đã biết.
Nếu tiếng Anh chưa thoải mái: chuẩn bị sẵn ba câu hỏi để dùng được với nhiều người. Nói chậm và rõ quan trọng hơn nói nhiều.
Nếu bạn có báo cáo
Dành nửa thời lượng cho vấn đề và bối cảnh, nửa cho kết quả. Người nghe không cùng ngách hẹp cần phần đầu để hiểu phần sau.
Nêu rõ dữ liệu từ bối cảnh Việt Nam — với nhiều cộng đồng nghiên cứu, đó là điều họ chưa có và là lý do họ muốn nói chuyện với bạn.
Kết thúc bằng một câu về việc bạn đang tìm gì: hợp tác ở hướng nào, dữ liệu nào, phương pháp nào. Rất ít người làm và nó rất hiệu quả.
Tuần sau hội nghị: phần quyết định
Đây là chỗ phần lớn giá trị bị mất. Trong vòng một tuần, gửi thư cho những người bạn đã trao đổi: nhắc lại cuộc nói chuyện, đính kèm thứ bạn đã hứa gửi, và nêu bước tiếp theo cụ thể nếu có.
Ghi lại vào một tệp: ai, làm gì, đã nói gì, hẹn gì. Sau ba hội nghị, tệp đó là mạng lưới thật của bạn.
Nếu có ai đề nghị hợp tác, trả lời trong vài ngày dù chưa quyết được — im lặng vài tuần thường làm đề nghị nguội.
Kinh phí
Các nguồn thường dùng: kinh phí từ đề tài, hỗ trợ của cơ sở, học bổng dự hội nghị của chính hội nghị hoặc của các quỹ, và hỗ trợ từ đối tác quốc tế nếu bạn đồng tác giả.
Nhiều hội nghị có suất miễn giảm phí cho người từ các nước thu nhập trung bình và cho nghiên cứu sinh — nộp sớm vì số suất có hạn.
Nếu không đi được, cân nhắc hình thức trực tuyến nếu có; nó kém hơn về kết nối nhưng vẫn cho bạn mặt trong cộng đồng.
Nên đi hội nghị nào khi kinh phí có hạn?
Ưu tiên hội nghị của đúng cộng đồng ngách hẹp của bạn, kể cả khi nó nhỏ. Hội nghị lớn cho tầm nhìn rộng nhưng khó tạo quan hệ cụ thể.
Không có báo cáo thì có nên đi?
Có thể, nhưng có áp phích hoặc báo cáo giúp người khác biết bạn làm gì và tạo cớ để trao đổi. Nhiều hội nghị cũng ưu tiên hỗ trợ kinh phí cho người có báo cáo.
Làm sao nhận ra hội nghị không đáng tin?
Thư mời hàng loạt, phạm vi quá rộng, nhận bài trong vài ngày, phí cao và ban chương trình không kiểm chứng được. Hãy tra hội nghị đó ở các năm trước.
Sau hội nghị nên liên hệ lại trong bao lâu?
Trong một tuần, khi người ta còn nhớ cuộc nói chuyện. Sau một tháng thì thư của bạn gần như bắt đầu lại từ đầu.
