Hợp tác hỏng thường không vì chuyên môn mà vì những kỳ vọng không nói ra. Dưới đây là các chỗ hay lệch nhất, và cách xử lý mà không cần ai đổi tính cách.
Thời gian và hạn
Ở nhiều nhóm phương Tây, hạn đã thống nhất được coi là cam kết cứng; nếu không kịp thì phải báo trước, và việc báo trước không bị coi là yếu.
Nếu bạn không kịp, nói sớm kèm hạn mới. Im lặng tới hạn rồi mới giải thích là điều gây mất tin cậy nhanh nhất, dù lý do hoàn toàn chính đáng.
Ngược lại, hãy nói rõ với đối tác về những ràng buộc thật của bạn: khối lượng giảng dạy, thủ tục hành chính, mùa vụ thực địa. Họ thường không biết, và biết rồi thì hạn sẽ được đặt hợp lý hơn.
Phản hồi thẳng
Nhận xét thẳng vào bản thảo hoặc vào cách làm là chuẩn mực ở nhiều nhóm, và không mang nghĩa đánh giá con người.
Một bản thảo trả về đầy ghi chú sửa là dấu hiệu người ta đọc kỹ, không phải dấu hiệu họ coi nhẹ bạn.
Về phía mình, hãy nói ý kiến trái chiều bằng lập luận thay vì im lặng đồng ý rồi làm khác. Với nhiều đối tác, im lặng được hiểu là đồng thuận.
Cách nói an toàn và hiệu quả: nêu dữ kiện và hỏi lại — "dữ liệu của chúng tôi cho kết quả ngược chiều, anh nghĩ nguyên nhân có thể là gì".
Thứ bậc
Trong nhiều nhóm quốc tế, nghiên cứu sinh và postdoc phát biểu ngang hàng trong họp chuyên môn, và được kỳ vọng phản biện cả người hướng dẫn.
Nếu nhóm bạn có người trẻ, nói trước với họ rằng việc nêu ý kiến là được mong đợi — nếu không, phía đối tác có thể hiểu sự im lặng là thiếu năng lực.
Ngược lại, hãy giải thích cho đối tác rằng ở phía bạn, một số quyết định cần ý kiến của cấp quản lý và điều đó cần thời gian.
Họp và thư từ
Họp thường có mục tiêu và kết thúc bằng phân công cụ thể. Gửi biên bản ngắn sau họp — một đoạn ghi ai làm gì, hạn nào — là thực hành được đánh giá cao.
Thư từ thường ngắn và trực tiếp. Không cần mở đầu dài; nêu việc ngay câu thứ hai là bình thường và không bị coi là thiếu lịch sự.
Trả lời trong một tới hai ngày làm việc, dù chỉ để nói "tôi nhận được, sẽ trả lời chi tiết tuần này".
Khi có vấn đề
Nêu sớm và bằng dữ kiện. Đây là điểm khác biệt lớn nhất và cũng là điểm dễ sửa nhất: nhiều nhóm Việt Nam chờ tới khi vấn đề lớn mới nói, vì tránh làm mất hoà khí.
Với phần lớn đối tác, nêu vấn đề khi nó còn nhỏ là dấu hiệu chuyên nghiệp, không phải gây khó.
Cách nói dùng được: mô tả tình huống, nêu ảnh hưởng tới tiến độ, đề xuất một phương án. Ba câu là đủ.
Bàn trước những điều này
Trong buổi họp đầu của dự án, dành mười lăm phút cho chính chủ đề cách làm việc: tần suất họp, thời gian phản hồi kỳ vọng, kênh liên lạc, ai quyết khi hai bên không đồng ý, và lịch nghỉ lễ của hai nước.
Mục cuối nghe nhỏ nhưng gây nhiều hiểu nhầm: lịch nghỉ của hai nước không trùng nhau, và một hạn rơi vào tuần nghỉ lễ bên kia sẽ không được đáp ứng.
Mười lăm phút đó tiết kiệm nhiều tháng về sau.
Nói thẳng có bị coi là thiếu lịch sự không?
Trong môi trường nghiên cứu quốc tế, nêu ý kiến trái chiều bằng lập luận được coi là chuyên nghiệp. Điều bị đánh giá thấp là im lặng đồng ý rồi làm khác.
Không kịp hạn thì nên làm gì?
Báo trước hạn, kèm hạn mới và lý do ngắn. Đây là cách giữ tin cậy; im lặng tới hạn mới giải thích thì ngược lại.
Người trẻ trong nhóm nên tham gia họp tới mức nào?
Nên tham gia và phát biểu. Ở nhiều nhóm quốc tế, sự im lặng của thành viên trẻ bị hiểu là chưa nắm việc.
Làm sao nêu vấn đề mà không mất hoà khí?
Mô tả tình huống bằng dữ kiện, nêu ảnh hưởng tới tiến độ, và đề xuất một phương án. Cách này tách vấn đề khỏi con người.
