Bài viết chung thường mất nhiều thời gian hơn dự tính, và phần lớn thời gian mất ở chỗ không ai lường: thống nhất một giọng và một mạch lập luận giữa nhiều người.
Phân công: theo phần, không theo mục
Cách hay gặp nhưng kém hiệu quả: mỗi người viết một mục — người này mở đầu, người kia phương pháp, người nọ bàn luận. Kết quả là bản thảo thiếu mạch, các mục nhắc lại nhau và mâu thuẫn ở chi tiết.
Cách tốt hơn: một người viết bản đầu trọn bài dựa trên dàn ý đã thống nhất, các tác giả khác đóng góp nội dung cho từng phần và sửa trên bản đó.
Người viết bản đầu thường là tác giả đứng đầu, và đó là một phần lý do vị trí đó có trọng lượng.
Thống nhất trước khi viết
Dàn ý một trang: câu hỏi, thông điệp chính, các hình bảng sẽ có, và mỗi mục nói gì.
Thông điệp chính phải là một câu. Nếu các tác giả không thống nhất được câu đó, viết tiếp chỉ làm lộ bất đồng ở bản thảo thứ ba.
Chốt tạp chí nhắm tới trước khi viết, vì nó quyết định độ dài, cấu trúc và cách trình bày.
Khi hai phía khác thông lệ ngành
Thứ tự tác giả, cách viết phần phương pháp, mức chi tiết của phần bàn luận — các ngành khác nhau đáng kể.
Cách xử lý: chọn thông lệ của tạp chí đích, và nói rõ trong thoả thuận. Nếu hai bên thuộc hai ngành, nêu phần đóng góp của từng người trong bài — nhiều tạp chí nay yêu cầu điều này.
Với tiếng Anh, thống nhất ai chịu trách nhiệm bản ngôn ngữ cuối. Nhờ hiệu đính là bình thường, nhưng nội dung và lập luận vẫn thuộc các tác giả.
Quản lý bản thảo
Một bản duy nhất ở một nơi, có quản lý phiên bản. Gửi tệp qua lại qua thư điện tử với tên "bản sửa cuối" là cách mất công việc nhanh nhất.
Đặt hạn nội bộ cho mỗi vòng góp ý, thường một tới hai tuần. Không có hạn thì bản thảo nằm im hàng tháng.
Trước khi gửi, mọi tác giả phải đọc và xác nhận bản cuối. Đây là yêu cầu của gần như mọi tạp chí và cũng là điều kiện của quyền tác giả.
Xử lý bình duyệt khi có nhiều tác giả
Tác giả liên hệ tổng hợp nhận xét thành một bảng: mỗi nhận xét một dòng, ai phụ trách trả lời, và trạng thái.
Phân công theo chuyên môn: nhận xét về phương pháp thực địa cho người làm thực địa, về phân tích cho người phân tích.
Chốt hạn nội bộ sớm hơn hạn của tạp chí ít nhất một tuần, vì vòng tổng hợp và thống nhất luôn tốn thời gian.
Với nhận xét mà hai tác giả không đồng ý nhau về cách trả lời, quyết định thuộc tác giả đứng đầu và tác giả liên hệ, nhưng phải giải thích cho cả nhóm.
Ba tình huống khó
Một tác giả không phản hồi. Đặt hạn rõ và nói trước hệ quả. Nếu vẫn im lặng và họ không đáp ứng tiêu chí đứng tên nữa, bàn lại vị trí — nhưng phải thông báo bằng văn bản.
Bất đồng về nơi gửi. Quyết theo mục tiêu của bài, không theo nhu cầu hồ sơ của một người. Nếu hai bên cần loại tạp chí khác nhau, cân nhắc tách thành hai bài với hai trọng tâm.
Bị từ chối. Gửi nhận xét cho toàn nhóm, sửa theo những gì hợp lý, rồi gửi nơi tiếp theo. Không gửi hai nơi cùng lúc.
Sau khi bài được đăng
Chia sẻ trong mạng lưới của cả hai bên; nếu tạp chí cho phép, đăng bản được phép lên kho lưu trữ của cơ sở.
Và ghi lại kinh nghiệm phối hợp: cái gì hiệu quả, cái gì cần đổi cho bài sau. Hợp tác tốt dần lên qua từng bài, nếu hai bên chịu nói về quy trình chứ không chỉ về nội dung.
Ai nên viết bản thảo đầu tiên?
Thường là tác giả đứng đầu, dựa trên dàn ý đã thống nhất. Chia mỗi người viết một mục rồi ghép thường cho bản thảo thiếu mạch.
Cần bao lâu cho một vòng góp ý?
Một tới hai tuần là hạn hợp lý. Quan trọng là có hạn rõ, vì bản thảo không có hạn thường nằm im rất lâu.
Nhờ người hiệu đính tiếng Anh có phải khai báo không?
Hiệu đính ngôn ngữ thường không cần khai báo như đóng góp tác giả, nhưng nếu tạp chí có yêu cầu công bố việc sử dụng dịch vụ hoặc công cụ thì phải tuân thủ.
Tác giả liên hệ nên là ai?
Người liên lạc được lâu dài và trả lời được câu hỏi về dữ liệu. Khi nghiên cứu thực hiện tại Việt Nam, có lý do tốt để người phía Việt Nam giữ vai trò này.
