Danh mục quỹ và điều kiện thay đổi theo từng đợt — luôn đọc văn bản mời nộp của đúng đợt bạn tham gia.
Hợp tác quốc tế ở mức đọc bài và viết chung có thể làm không cần kinh phí. Nhưng để thu dữ liệu, đi lại, hoặc thuê người, thì cần quỹ — và quỹ cho hợp tác có luật riêng.
Ba loại quỹ thường gặp
Quỹ song phương — do hai nước cùng lập hoặc do quỹ nghiên cứu của một nước dành riêng cho hợp tác với nước kia. Đặc điểm: mỗi bên xin phần kinh phí của mình từ quỹ phía mình, và hai hồ sơ phải khớp nhau.
Quỹ của nước đối tác mở cho hợp tác quốc tế — phía nước ngoài chủ trì, phần kinh phí cho đối tác Việt Nam nằm trong dự toán của họ. Đây là dạng phổ biến nhất trên thực tế.
Quỹ khu vực và quỹ phát triển — nhắm vào các vấn đề của khu vực: y tế công cộng, môi trường, nông nghiệp, biến đổi khí hậu. Thường yêu cầu tính ứng dụng và có phần về xây dựng năng lực.
Ngoài ra còn các nguồn trong nước dành cho hợp tác quốc tế — nên kiểm cả hai phía, vì nhiều đề xuất mạnh nhất là đề xuất có kinh phí đối ứng từ Việt Nam.
Điều kiện hay bị bỏ qua
Bằng chứng hai bên đã làm việc được với nhau. Rất nhiều quỹ ưu tiên hoặc yêu cầu điều này. Đây là lý do nên bắt đầu bằng một bài báo chung nhỏ trước khi nhắm quỹ lớn.
Vai trò thực chất của phía nước chủ nhà. Các quỹ ngày càng xét kỹ: phía Việt Nam có tham gia thiết kế nghiên cứu không, có tác giả chính ở phần nào không, có được cấp kinh phí cho nhân lực không.
Kế hoạch xây dựng năng lực, nếu quỹ có mục đó — phải cụ thể: đào tạo ai, nội dung gì, thiết bị nào, hướng dẫn bao nhiêu học viên.
Phê duyệt đạo đức và kế hoạch quản lý dữ liệu; nhiều quỹ yêu cầu nộp kèm hoặc cam kết có trước khi triển khai.
Chia dự toán giữa hai phía
Nguyên tắc: mỗi khoản phải nối được với một hoạt động và một người chịu trách nhiệm.
Những khoản cho phía Việt Nam hay bị bỏ hoặc bị tính thấp: thời gian làm việc của nhân sự, phụ cấp thực địa, chi phí xin phê duyệt, phí công bố, và kinh phí đi trình bày kết quả.
Hãy tính thời gian nhân sự như một khoản thật. Coi công sức của nhóm Việt Nam là đóng góp phi tài chính là cách phổ biến nhất làm quan hệ hợp tác mất cân bằng.
Với thiết bị, bàn trước ai giữ sau khi dự án kết thúc — nên ghi trong dự toán và trong thoả thuận.
Viết đề xuất chung
Một người chủ trì viết bản khung, nhưng phần bối cảnh và phần phương pháp thực địa nên do phía Việt Nam viết — người đọc nhận ra ngay khi phần bối cảnh viết bởi người chưa từng làm việc ở đó.
Chia rõ trong hồ sơ ai làm gì, kèm thời gian và mốc kiểm tra.
Nêu quản trị dự án: họp định kỳ thế nào, quyết định ra sao khi hai bên không đồng ý, và ai là đầu mối.
Bốn lý do đề xuất bị loại
Phía nước chủ nhà chỉ xuất hiện ở phần thu dữ liệu.
Dự toán không tương xứng: phần lớn kinh phí ở một phía trong khi khối lượng công việc ở phía kia.
Không có bằng chứng hai bên từng làm việc cùng nhau.
Không nói gì về phê duyệt đạo đức và quản lý dữ liệu, dù nghiên cứu có người tham gia.
Sau khi được tài trợ
Phần vận hành thường nặng hơn dự tính: báo cáo định kỳ, quy định chi tiêu khác nhau giữa hai cơ sở, và thủ tục chuyển tiền quốc tế.
Thống nhất từ đầu ai giữ sổ sách phần nào, mẫu báo cáo dùng chung, và lịch báo cáo nội bộ trước hạn của quỹ.
Giữ mọi chứng từ theo yêu cầu của cả hai phía — quy định lưu trữ của quỹ thường dài hơn thời gian dự án.
Chưa từng hợp tác thì có xin được quỹ không?
Khó với quỹ lớn, nhưng có các quỹ nhỏ dành cho việc thiết lập hợp tác: hỗ trợ đi lại, hội thảo chung, nghiên cứu tiền khả thi. Đó là bước nên nhắm trước.
Ai nên đứng chủ trì đề xuất?
Tuỳ quỹ quy định. Điều quan trọng hơn là phía Việt Nam có vai trò thực chất trong thiết kế và trong dự toán, chứ không chỉ là đối tác thực địa.
Kinh phí cho nhân lực Việt Nam tính thế nào?
Theo mức thực tế và theo quy định của cơ sở, tính như một khoản chi thật. Đừng ghi công sức nhóm mình là đóng góp phi tài chính nếu không có lý do rõ ràng.
Quỹ yêu cầu kinh phí đối ứng thì làm sao?
Kiểm các nguồn trong nước có thể dùng làm đối ứng, gồm cả nguồn của chính cơ sở bạn. Hãy hỏi phòng khoa học của trường sớm vì thủ tục cần thời gian.
