Khi một hợp tác quốc tế gặp căng thẳng, cả hai bên thường nghĩ bên kia không hợp tác. Trong phần lớn trường hợp, cả hai đang làm đúng theo chuẩn của mình.
Một: cách nói không
Ở nhiều môi trường nghiên cứu phương Tây, "tôi không nghĩ mốc này khả thi" là câu bình thường, và người nói không bị coi là gây khó.
Ở nhiều bối cảnh Việt Nam, sự dè dặt là phép lịch sự: không phản đối trực tiếp, dùng "để em xem", hoặc im lặng.
Vấn đề: đối tác nước ngoài đọc sự im lặng là đồng ý. Họ ghi mốc vào kế hoạch và báo cho nhà tài trợ.
Cách xử lý: khi thấy một mốc hoặc một yêu cầu không khả thi, nói ngay bằng câu cụ thể kèm lý do — "phần này cần thêm sáu tuần vì phải chờ phê duyệt đạo đức". Nêu sớm không bị coi là thiếu hợp tác; trễ mà không báo trước thì bị coi là vậy.
Hai: cách nhận và cho phản biện
Phản biện trực tiếp về công việc là chuẩn nghề nghiệp trong nhiều môi trường, không phải đánh giá về con người. Câu "phần phân tích này không thuyết phục" nhắm vào phần phân tích.
Biết điều này giúp bạn không hiểu nhầm, và cũng giúp bạn tham gia đúng cách: nếu bạn thấy có vấn đề trong phần việc của đối tác, nêu ra là điều được mong đợi. Im lặng để giữ hoà khí bị đọc là bạn không có ý kiến chuyên môn.
Nhưng cũng có giới hạn thật: nếu cách góp ý vượt sang xúc phạm cá nhân, đó không phải khác biệt văn hoá mà là hành vi không chấp nhận được ở bất cứ đâu. Phân biệt hai thứ này, và không tự chịu đựng loại thứ hai.
Ba: quan hệ thứ bậc
Trong nhiều nhóm nước ngoài, nghiên cứu sinh phản biện lại người hướng dẫn trong buổi họp là bình thường và được khuyến khích.
Nếu bạn từ môi trường có khoảng cách thứ bậc lớn hơn, điều này khó lúc đầu. Nhưng không tham gia thì bị đọc là bạn không đủ năng lực chuyên môn hoặc không quan tâm.
Cách bắt đầu dễ hơn: đặt câu hỏi thay vì phản đối. "Nếu ta dùng cách X thì có xử lý được vấn đề này không?" là cách nêu ý kiến mà không phải đối đầu, và nó được đón nhận tốt ở cả hai bối cảnh.
Chiều ngược lại cũng cần biết: nếu bạn làm việc với nhóm Việt Nam và bạn là người có vị thế, việc mọi người im lặng không có nghĩa họ đồng ý — cần chủ động hỏi riêng từng người.
Bốn: thư điện tử và nhịp trả lời
Thư ngắn, không có phần chào hỏi dài, đi thẳng vào việc — đây là chuẩn ở nhiều nơi và không hàm ý thái độ lạnh nhạt.
Về nhịp: nhiều đồng nghiệp nước ngoài mong được trả lời trong một hai ngày làm việc, và im lặng một tuần được đọc là có vấn đề.
Nếu bạn cần thời gian để trả lời đầy đủ, hãy gửi một câu xác nhận đã nhận và nói khi nào trả lời được. Việc này mất ba mươi giây và phòng được phần lớn hiểu nhầm về nhịp làm việc.
Và cần biết: ở nhiều nước, thư gửi ngoài giờ làm việc và cuối tuần không được mong đợi trả lời. Không trả lời không phải là bất lịch sự.
Những điều nên chủ động làm rõ ở đầu
Ai là người liên hệ chính ở mỗi bên.
Nhịp họp, và nhịp báo cáo tiến độ.
Kỳ vọng về thời gian trả lời thư.
Cách xử lý khi một bên bị trễ — báo cho ai, trước bao lâu.
Lịch nghỉ của hai bên: Tết Nguyên đán ở Việt Nam, và các kỳ nghỉ dài ở phía đối tác.
Năm điều này mất mười lăm phút để thống nhất và phòng được phần lớn căng thẳng về sau.
Về tiếng Anh
Nếu bạn chưa tự tin khi nói, hai điều thực tế: yêu cầu tài liệu và biên bản bằng văn bản sau mỗi cuộc họp — bạn đọc tốt hơn nghe, và văn bản cũng tốt cho cả hai bên; và không xin lỗi về tiếng Anh ở đầu mỗi cuộc trao đổi, vì nó chuyển chú ý của người nghe từ nội dung sang ngôn ngữ.
Nếu bạn không hiểu một điểm, hỏi lại. Trong họp chuyên môn, việc hỏi lại là bình thường và người bản ngữ cũng làm.
Điều không nên coi là khác biệt văn hoá
Không trả công cho công việc thật. Không ghi nhận đóng góp trong danh sách tác giả. Dùng dữ liệu của bạn cho việc không thoả thuận. Đưa ra yêu cầu vượt phạm vi đã thống nhất và coi đó là đương nhiên.
Những điều này là vấn đề về sự công bằng, không phải về cách làm việc khác nhau — và nên được nêu ra như vậy, viện dẫn thoả thuận đã có.
Vì sao đối tác nước ngoài hiểu sai khi mình im lặng?
Vì trong nhiều môi trường, im lặng được đọc là đồng ý. Nếu một mốc không khả thi, cần nói ngay kèm lý do cụ thể.
Phản biện trực tiếp có phải là thái độ không thiện chí?
Thường không; đó là chuẩn nghề nghiệp nhắm vào công việc. Nhưng nếu vượt sang xúc phạm cá nhân thì không phải khác biệt văn hoá.
Nên trả lời thư trong bao lâu?
Nhiều đồng nghiệp mong được trả lời trong một hai ngày làm việc. Nếu cần thêm thời gian, hãy xác nhận đã nhận và nói khi nào trả lời được.
Điều gì không nên coi là khác biệt văn hoá?
Không ghi nhận đóng góp, không trả công cho công việc thật, dùng dữ liệu ngoài thoả thuận — đó là vấn đề công bằng, cần nêu bằng thoả thuận đã có.
