Kinh phí đi một hội nghị quốc tế không nhỏ, và phần lớn người về mà không có gì ngoài một tập danh thiếp. Điều đó không phải vì họ thiếu kỹ năng giao tiếp.
Chọn hội nghị đáng đi
Hội nghị lớn cho bạn thấy toàn cảnh lĩnh vực nhưng khó gặp được ai cụ thể. Hội thảo chuyên đề năm mươi người thì ngược lại — và với mục tiêu tìm đối tác thì nó hiệu quả hơn nhiều.
Cách chọn: xem ba bốn người bạn muốn gặp thường dự hội nghị nào. Đi đúng hội nghị có họ quan trọng hơn đi hội nghị có danh tiếng lớn nhất.
Và cẩn trọng với các hội nghị mời gửi bài hàng loạt qua thư, nhận mọi bài, thu phí cao — dự chúng không giúp gì cho hồ sơ và tốn kinh phí thật.
Chuẩn bị trước khi đi
Đọc chương trình và chọn ra ba tới năm người bạn muốn nói chuyện. Đọc một hai bài gần nhất của họ.
Chuẩn bị một đoạn giới thiệu ba mươi giây về việc mình làm, bằng tiếng Anh, tập nói thành tiếng vài lần. Không phải để nghe cho trôi chảy mà để bạn không mất thời gian sắp câu khi cơ hội tới.
Nếu có thể, gửi thư trước cho một hai người: nói bạn sẽ dự, bạn quan tâm phần nào trong công trình của họ, và đề nghị gặp mười lăm phút. Tỉ lệ được đồng ý cao hơn nhiều so với cảm giác.
Bắt đầu cuộc nói chuyện
Mở bằng một điều cụ thể trong công trình của họ, không mở bằng lời giới thiệu chung về mình. Điều này cho thấy bạn tới vì nghiên cứu của họ.
Hỏi họ đang làm gì hiện nay, không chỉ hỏi về bài vừa trình bày — bài trình bày thường là việc của năm trước.
Nói rõ bạn tìm gì. "Nhóm em có dữ liệu về X và đang tìm người cùng phân tích" cụ thể và dễ trả lời; "em muốn được hợp tác" thì người nghe không biết làm gì với nó.
Thứ bạn mang tới bàn
Người làm nghiên cứu ở Việt Nam thường bước vào cuộc nói chuyện với tâm thế bên cần được giúp. Điều đó làm yếu vị thế một cách không cần thiết.
Thứ bạn có mà đối tác không có: dữ liệu và địa bàn tại Việt Nam, hiểu biết về bối cảnh, mạng lưới trong nước, và chi phí thực hiện thấp hơn nhiều.
Nói ra những điều đó bằng số liệu cụ thể. Một nhóm có quyền tiếp cận mẫu ở mười hai tỉnh là một nhóm có thứ để đề nghị, không phải một nhóm đi xin.
Nếu tiếng Anh của bạn chưa trôi chảy
Điều này không liên quan tới chất lượng nghiên cứu, và người trong nghề biết vậy.
Vài cách thực tế: chuẩn bị trước các câu bạn sẽ cần nói; xin phép tiếp tục bằng thư — nhiều người viết tốt hơn nói rất nhiều; và không xin lỗi về tiếng Anh ở đầu cuộc nói chuyện, vì nó làm người nghe chú ý vào ngôn ngữ thay vì vào nội dung.
Trình bày poster thường dễ hơn trình bày trên bục cho người chưa tự tin về ngôn ngữ: bạn nói với một hai người, có hình trước mặt để chỉ, và lặp lại nhiều lần trong buổi nên càng về sau càng tốt.
Rời cuộc nói chuyện với một việc cụ thể
Đây là bước phân biệt người về với hợp tác và người về với danh thiếp.
Trước khi chia tay, chốt một việc: bạn sẽ gửi bài hoặc bản mô tả dữ liệu; họ sẽ gửi quy trình của họ; hoặc một buổi gọi vào ngày cụ thể.
"Giữ liên lạc nhé" không dẫn tới gì. Một việc có thời điểm thì dẫn tới cuộc trao đổi thứ hai, và hợp tác hình thành ở đó.
Theo sau
Viết trong vài ngày, khi cuộc nói chuyện còn mới với cả hai. Nhắc lại một chi tiết cụ thể để thư không giống thư gửi hàng loạt.
Làm việc bạn đã hứa, và làm trước. Người thực hiện đúng điều đã nói là thiểu số, nên nó làm bạn được nhớ.
Nếu sau hai lá thư không có phản hồi, hãy để đó mà không coi là bị từ chối. Đúng thời điểm quan trọng, và một liên hệ nguội có thể sống lại sau hai năm.
Xin kinh phí đi hội nghị
Nếu cơ sở có quỹ, hồ sơ mạnh hơn khi nêu được kết quả dự kiến cụ thể: bạn sẽ trình bày gì, gặp ai, và nhắm tới hợp tác hoặc đề xuất nào sau đó.
Nhiều hội nghị có suất hỗ trợ cho người từ các nước đang phát triển hoặc cho người mới vào nghề — thường ít người nộp hơn suy đoán. Hãy tìm ở trang hội nghị và nộp sớm.
Và sau khi về, viết một báo cáo ngắn cho đơn vị: gặp ai, mở ra việc gì. Nó làm lần xin kinh phí sau dễ hơn nhiều.
Nên chọn hội nghị lớn hay hội thảo nhỏ?
Nếu mục tiêu là tìm đối tác thì hội thảo chuyên đề nhỏ hiệu quả hơn nhiều. Hãy chọn theo việc những người bạn muốn gặp thường dự đâu.
Có nên gửi thư xin gặp trước hội nghị không?
Nên; tỉ lệ được đồng ý cao hơn nhiều so với suy đoán. Hãy nêu rõ bạn quan tâm phần nào trong công trình của họ.
Tiếng Anh chưa trôi chảy thì nên làm gì?
Chuẩn bị trước các câu cần nói, xin phép tiếp tục bằng thư, và ưu tiên trình bày poster. Đừng mở đầu bằng lời xin lỗi về tiếng Anh.
Làm sao để cuộc gặp dẫn tới hợp tác thật?
Chốt một việc cụ thể có thời điểm trước khi chia tay, rồi thực hiện phần của mình trước trong vài ngày sau đó.
