Chi phí gián tiếp trong đề tài hợp tác: thương lượng trước khi ký

Quy định về chi phí gián tiếp khác nhau theo nhà tài trợ và theo quy chế của từng cơ sở — hãy làm việc với phòng quản lý khoa học hoặc phòng tài chính của cơ sở bạn khi lập dự toán thật.

Khi nhóm Việt Nam tham gia một đề tài do đối tác nước ngoài chủ trì, phần ngân sách được đàm phán kỹ thường là lương người tham gia và chi phí hoạt động. Phần hay bị bỏ qua là chi phí gián tiếp — và nó là phần quyết định nhóm có làm được việc mà không lỗ hay không.

Chi phí gián tiếp là gì

Là các khoản không gắn được với một hoạt động cụ thể nào trong đề tài nhưng vẫn phát sinh vì có đề tài: điện nước và mặt bằng, thời gian của bộ phận tài chính và hành chính, phí sử dụng hạ tầng chung, phần mềm và giấy phép dùng chung, và thời gian quản lý của chính người chủ trì phía Việt Nam.

Điểm khó: các khoản này thật nhưng khó chứng minh bằng hoá đơn riêng cho đề tài. Nên chúng thường được tính theo một tỉ lệ trên chi phí trực tiếp.

Vì sao hai bên hay tính khác nhau

Cơ sở nước ngoài thường có một tỉ lệ chi phí gián tiếp được cơ quan tài trợ công nhận, áp dụng thống nhất. Họ mặc định mọi bên tham gia cũng có con số như vậy.

Nhiều cơ sở ở Việt Nam không có tỉ lệ được công bố, hoặc có mức rất khác. Hệ quả thường gặp: dự toán được lập không có dòng nào cho phần này, và trong quá trình làm, chi phí đó vẫn phát sinh — rơi vào cơ sở hoặc rơi vào chính người chủ trì.

Đây không phải chuyện đối tác không muốn trả. Phần lớn trường hợp là không ai nêu ra, vì mỗi bên tưởng bên kia đã tính.

Cách nêu trong đàm phán

Nêu sớm, ở lần bàn ngân sách đầu tiên, và nêu bằng con số cụ thể thay vì nguyên tắc.

Cách nói hiệu quả: liệt kê ba tới bốn khoản thật mà nhóm sẽ phải chi, kèm mức, rồi hỏi các khoản đó đặt vào dòng nào của dự toán. Câu hỏi dạng này dễ được xử lý hơn một yêu cầu về tỉ lệ phần trăm.

Nếu quy định của nhà tài trợ không cho phép dòng chi phí gián tiếp cho bên tham gia, vẫn còn hai đường: chuyển một số khoản thành chi phí trực tiếp có thể giải thích được — ví dụ phần thời gian hành chính được tính thành một phần công việc cụ thể; hoặc thoả thuận rằng đối tác chịu trực tiếp một số dịch vụ thay vì chuyển tiền.

Bốn khoản hay bị bỏ khỏi dự toán

Thời gian quản lý của người chủ trì phía Việt Nam. Điều phối, báo cáo, họp định kỳ, xử lý thủ tục — đây là công việc thật và thường không có trong dự toán nào.

Phí chuyển tiền và chênh lệch tỉ giá. Với đề tài nhiều năm và nhiều lần chuyển, con số này không nhỏ. Cần nói rõ bên nào chịu.

Thuế và các khoản bắt buộc theo quy định trong nước áp cho khoản tiền nhận được. Bỏ qua phần này làm ngân sách thực nhận thấp hơn dự toán đáng kể.

Chi phí phát sinh khi đề tài kéo dài. Gia hạn không kèm thêm ngân sách là tình huống phổ biến, và phần chi phí gián tiếp của những tháng thêm đó không có nguồn.

Dòng tiền: vấn đề thường gay hơn tổng số

Nhiều đề tài chuyển tiền theo đợt, và đợt sau chỉ chuyển sau khi báo cáo đợt trước được chấp nhận.

Nghĩa là nhóm phải ứng trước. Với một nhóm không có nguồn quỹ dự phòng, đây là rào cản lớn hơn cả tỉ lệ chi phí gián tiếp.

Ba việc nên thống nhất trước khi ký: đợt đầu chuyển khi nào và bao nhiêu phần trăm; thời gian xử lý báo cáo của bên tài trợ; và có thể chuyển trước cho các hoạt động cần chi tập trung — thu dữ liệu tại hiện trường thường thuộc nhóm này.

Việc cần làm trước khi ký

Hỏi phòng quản lý khoa học hoặc phòng tài chính của cơ sở bạn ba điều: cơ sở có tỉ lệ chi phí gián tiếp áp cho đề tài quốc tế không; khoản nhận được có bị trích phần nào cho cơ sở không; và việc nhận tiền từ nước ngoài cần thủ tục gì, mất bao lâu.

Ba câu trả lời này thay đổi con số bạn cần đàm phán, và việc biết chúng trước cuộc bàn đầu tiên tránh được tình huống phải xin điều chỉnh sau khi đã ký.

Một nguyên tắc giữ được quan hệ

Nêu chi phí gián tiếp không phải đòi thêm tiền mà là làm cho dự toán đúng. Đối tác có kinh nghiệm hiểu điều này — họ đã làm việc đó với chính cơ sở của họ.

Điều làm xấu quan hệ là ngược lại: nhận một dự toán không đủ, rồi giữa đề tài phải xin bổ sung, hoặc làm ít hơn cam kết vì không còn nguồn. Đó là lúc niềm tin bị mất, và mất vì một cuộc trao đổi mười phút đã không diễn ra ở đầu.