Một bài viết chung được gửi đi, sau ba tháng nhận về nhận xét phản biện, và rồi nằm đó. Không ai phản đối việc sửa; chỉ là không ai chủ trì, và hạn của tạp chí trôi qua.
Đây là cách nhiều bài hợp tác không bao giờ được đăng, và nó phòng được bằng vài quy ước.
Một người chủ trì vòng sửa
Thường là tác giả liên hệ, nhưng không nhất thiết. Điều quan trọng là có tên cụ thể và mọi người biết đó là ai.
Việc của người chủ trì: chia nhận xét theo người, đặt hạn nội bộ sớm hơn hạn của tạp chí, tổng hợp thư trả lời, và quyết khi có tranh luận không giải được.
Nếu không phân công việc này thì mặc định nó thuộc về người nào lo lắng nhất về bài — và đó không phải cách phân việc bền.
Chia nhận xét theo người, bằng một bảng
Việc đầu tiên của người chủ trì, làm trong hai ngày sau khi nhận nhận xét:
Lập một bảng: mỗi dòng một nhận xét, đánh số theo đúng số của người phản biện; cột người phụ trách; cột hạn; cột trạng thái.
Gửi bảng cho cả nhóm cùng với nhận xét gốc. Không gửi nhận xét gốc kèm câu "mọi người xem giúp nhé" — cách đó dẫn tới việc không ai làm gì.
Bảng này cũng là thứ cho biết bài đang tắc ở đâu khi nó tắc.
Hạn nội bộ phải sớm hơn hạn tạp chí
Quy tắc thực tế: hạn cho các đồng tác giả gửi phần của mình nên là khoảng một nửa thời gian tạp chí cho.
Nửa sau dành cho việc tổng hợp, đọc lại toàn bài, và xử lý các chỗ phát sinh — vốn luôn có.
Và nếu tạp chí cho hạn ngắn hơn mức khả thi với nhóm nhiều người, hãy xin gia hạn ngay khi nhận nhận xét, không xin vào ngày cuối. Phần lớn tạp chí cho gia hạn nếu xin sớm.
Khi một đồng tác giả không phản hồi
Tình huống này phổ biến, đặc biệt khi người đó đã chuyển việc hoặc phần của họ đã xong từ lâu.
Cách xử lý theo thứ tự: nhắc riêng với hạn cụ thể; nếu không có phản hồi, nhắc lần hai và nói rõ bạn sẽ xử lý phần đó nếu không nhận được gì trước ngày X; và nếu vẫn im lặng, làm phần đó rồi gửi bản đã sửa cho họ xem trước khi nộp.
Điều không nên làm: nộp bài mà không cho họ cơ hội xem bản cuối. Mọi đồng tác giả có quyền phê duyệt bản cuối, và bỏ qua điều đó tạo ra vấn đề lớn hơn việc trễ hạn.
Nếu một người thật sự không còn liên lạc được, hãy nêu tình huống với ban biên tập — họ có quy trình cho việc này.
Khi hai đồng tác giả không thống nhất về một nhận xét
Đây là lúc quy ước đặt từ đầu có giá trị: ai là người quyết cuối.
Nếu chưa có quy ước, cách xử lý dùng được: xác định rõ tranh luận là về nội dung khoa học hay về cách trình bày.
Với cách trình bày, người chủ trì quyết và đi tiếp — không đáng để bài dừng lại.
Với nội dung khoa học, cần giải quyết thật: nếu một người cho rằng một kết luận vượt quá dữ liệu, đó là ý kiến phải được xử lý chứ không phải bỏ phiếu. Trong trường hợp đó, cách an toàn là viết kết luận ở mức mà cả hai chấp nhận được và nêu điểm chưa chắc ở phần hạn chế.
Khi người phản biện nêu một hạn chế thuộc về bối cảnh Việt Nam
Tình huống hay gặp trong bài hợp tác: người phản biện không quen bối cảnh và nhận xét dựa trên giả định của nơi khác.
Đây là chỗ nhóm trong nước phải viết phần trả lời, không nhường cho đối tác — vì bạn là người biết thực tế.
Cách trả lời hiệu quả: nêu sự thật về bối cảnh kèm nguồn nếu có, giải thích vì sao thiết kế của bạn phù hợp trong bối cảnh đó, và bổ sung một hai câu vào bài để người đọc sau này không có cùng thắc mắc.
Việc bổ sung vào bài quan trọng: nếu một người phản biện thắc mắc, nhiều người đọc cũng sẽ thắc mắc.
Thư trả lời: quy ước để tổng hợp được
Yêu cầu mọi người viết phần của mình theo cùng một khuôn: trích lại nhận xét, nói đã làm gì, chỉ rõ chỗ nào trong bản mới đã sửa.
Nếu mỗi người viết một kiểu, người chủ trì mất nhiều thời gian chỉ để đồng bộ hình thức.
Và giữ giọng nhất quán trong cả thư — đặc biệt ở các chỗ không đồng ý với người phản biện. Một thư mà vài đoạn lịch sự và vài đoạn gay gắt sẽ được ban biên tập đọc theo đoạn gay gắt.
Sau khi bài được nhận
Ba việc nhỏ nên làm và hay bị quên:
Kiểm bản in thử kỹ — đặc biệt tên tác giả, tên tổ chức, và phần cảm ơn nhà tài trợ. Sai ở đây thì sửa sau rất khó.
Gửi bản cuối cho tất cả đồng tác giả.
Nếu có cam kết với nhà tài trợ hoặc với cộng đồng tham gia nghiên cứu về việc chia sẻ kết quả, làm luôn lúc này — đừng để tới khi mọi người đã chuyển việc khác.
Ai nên chủ trì vòng sửa theo phản biện?
Thường là tác giả liên hệ, nhưng điều quan trọng là có tên cụ thể và cả nhóm biết đó là ai — nếu không, bài sẽ nằm lại.
Hạn nội bộ nên đặt thế nào?
Khoảng một nửa thời gian tạp chí cho; nửa sau dành cho việc tổng hợp và xử lý các chỗ phát sinh.
Một đồng tác giả không phản hồi thì làm gì?
Nhắc riêng với hạn cụ thể, nhắc lần hai kèm thông báo sẽ xử lý phần đó, rồi làm và vẫn gửi bản cuối cho họ xem trước khi nộp.
Người phản biện nhận xét sai về bối cảnh Việt Nam thì ai trả lời?
Nhóm trong nước, vì bạn biết thực tế — và nên bổ sung một hai câu vào bài để người đọc sau không có cùng thắc mắc.
