Một hợp tác quốc tế chạy được hay không phụ thuộc phần lớn vào các buổi họp trực tuyến giữa hai bên. Và phần lớn các buổi đó kém hiệu quả theo cùng vài lý do có thể sửa.
Chọn giờ: đừng để một bên luôn chịu
Với chênh lệch năm tới bảy tiếng, không có giờ nào thuận cho cả hai. Vấn đề không phải điều đó mà là việc nó luôn nghiêng về một phía.
Thực tế thường thấy: giờ được chọn là giờ hành chính của phía nước ngoài, tức buổi tối hoặc đêm của phía Việt Nam — và điều đó thành mặc định vì không ai nêu.
Cách xử lý đơn giản: luân phiên. Buổi này thuận cho họ, buổi sau thuận cho bạn. Đề nghị điều này ở buổi đầu, khi nó còn là chuyện thủ tục chứ chưa là lời phàn nàn.
Và nói rõ giờ theo cả hai múi khi đặt lịch. Sai giờ vì tính nhầm múi là chuyện xảy ra thường xuyên, đặc biệt vào các đợt đổi giờ ở nước đối tác.
Buổi họp không có chương trình là buổi họp bị mất
Gửi chương trình trước ít nhất một ngày, với ba loại mục tách rõ: cần quyết định, cần thảo luận, chỉ để báo.
Phần "chỉ để báo" nên gửi bằng văn bản trước và không đọc trong họp. Nếu buổi họp bốn mươi phút mà ba mươi phút là tường thuật tiến độ, thì phần quyết định bị làm vội ở cuối.
Với mỗi mục cần quyết, nêu rõ phương án đang đề xuất — không đưa một câu hỏi mở. Người tham dự cần biết mình đang được hỏi để chọn giữa những gì.
Với người tham dự phía Việt Nam
Ba việc làm buổi họp có ích hơn nhiều:
Chuẩn bị trước điều bạn muốn nêu, viết thành câu. Nghe và nói bằng ngoại ngữ vào buổi tối, sau một ngày làm việc, là điều kiện không thuận — chuẩn bị trước bù được phần lớn.
Nêu vướng mắc sớm trong buổi, không đợi tới cuối. Cuối buổi mọi người đã bắt đầu rời đi, và vấn đề nêu lúc đó thường bị hoãn sang buổi sau.
Nói rõ khi một mốc không khả thi. Im lặng được đọc là đồng ý, và đối tác sẽ ghi mốc đó vào kế hoạch. Một câu cụ thể kèm lý do — "phần này cần thêm ba tuần vì phải chờ phê duyệt" — được đón nhận bình thường và tránh được vấn đề lớn hơn về sau.
Rào cản ngôn ngữ trong họp
Nghe hiểu trong một cuộc họp nhiều người nói chồng nhau khó hơn nhiều so với đọc.
Hai điều bạn đề nghị được, và chúng bình thường: xin gửi tài liệu trước buổi họp; và xin biên bản hoặc bản ghi sau buổi họp.
Trong buổi, khi không nghe rõ một điểm, hỏi lại. Người bản ngữ trong các cuộc họp chuyên môn cũng hỏi lại thường xuyên — việc đó không bị coi là yếu.
Và nếu phía bạn có nhiều người tham dự, thống nhất trước ai nói phần nào. Nó tránh tình huống hoặc không ai nói hoặc mọi người cùng nói.
Biên bản: mười phút cứu nhiều tuần
Sau mỗi buổi, một người gửi bản ghi ngắn: các quyết định, việc được giao kèm người và hạn, và các điểm chưa giải quyết.
Việc này quan trọng hơn trong hợp tác đa ngôn ngữ so với trong nhóm cùng tiếng, vì khả năng hiểu khác nhau về cùng một cuộc trao đổi cao hơn.
Đề nghị việc luân phiên ghi biên bản. Nếu luôn một phía ghi thì phía đó cũng là phía định nghĩa "đã thống nhất thế nào".
Và đọc biên bản khi nhận. Nếu có chỗ không đúng với hiểu của bạn, sửa lại ngay — sau hai tháng thì bản ghi đó thành sự thật.
Những việc không nên làm qua họp trực tuyến
Bàn các vấn đề về quyền tác giả và về quyền dữ liệu lần đầu. Những việc này cần văn bản, và họp qua màn hình là nơi dễ để một bên cảm thấy đã đồng ý trong khi chưa thật hiểu.
Góp ý nặng về công việc của một người trước cả nhóm. Làm riêng.
Quyết định lớn trong buổi họp mà người liên quan chính không dự được vì lệch giờ.
Nhịp họp
Với hợp tác đang chạy, nửa tháng một lần thường là nhịp bền. Hằng tuần thành thủ tục; hằng tháng thì vấn đề tích lại quá lâu.
Và giữa các buổi họp, một kênh nhẹ để hỏi nhanh — ứng dụng nhắn tin thường thực tế hơn thư điện tử về tốc độ. Hỏi đối tác họ dùng kênh nào, và dùng kênh đó.
Quan trọng nhất: đừng bỏ buổi họp khi không có gì mới. Đó chính là lúc cần họp — hợp tác chết vì im lặng nhiều hơn vì mâu thuẫn.
Chọn giờ họp thế nào cho công bằng?
Luân phiên — buổi này thuận cho phía đối tác, buổi sau thuận cho phía bạn. Đề nghị điều này ở buổi đầu khi nó còn là chuyện thủ tục.
Người tham dự nên chuẩn bị gì?
Viết thành câu những điều muốn nêu, nêu vướng mắc sớm trong buổi, và nói rõ khi một mốc không khả thi — im lặng được đọc là đồng ý.
Ai nên ghi biên bản?
Nên luân phiên; nếu luôn một phía ghi thì phía đó cũng là phía định nghĩa đã thống nhất thế nào.
Việc gì không nên làm qua họp trực tuyến?
Bàn lần đầu về quyền tác giả và quyền dữ liệu, góp ý nặng về công việc của một người trước cả nhóm, và quyết định lớn khi người liên quan chính không dự được.
