Yêu cầu báo cáo khác nhau theo từng nhà tài trợ và thay đổi theo thời gian — luôn đọc điều khoản của hợp đồng tài trợ cụ thể và làm việc với bộ phận tài chính.
Trong đề tài hợp tác có tài trợ nước ngoài, nhóm Việt Nam thường lo phần thực địa và phần báo cáo cho cơ quan mình. Đến kỳ báo cáo thì phát hiện nhà tài trợ đòi một chuẩn khác — và việc dựng lại hồ sơ theo chuẩn đó sau khi đã chi là việc rất khó.
Ba loại báo cáo, ba chuẩn khác nhau
Báo cáo tiến độ chuyên môn. Thường dễ nhất với nhóm nghiên cứu, vì nội dung là việc mình làm. Điều cần chú ý: nhiều nhà tài trợ yêu cầu báo cáo theo các chỉ số đã cam kết trong đề xuất, không theo tường thuật tự do. Nếu đề xuất viết "thu dữ liệu tại 12 tỉnh" thì báo cáo phải nói được con số đó.
Báo cáo tài chính. Đây là phần gây khó nhất, vì chuẩn chứng từ của nhà tài trợ nước ngoài thường khác chuẩn của cơ sở bạn.
Báo cáo về các cam kết khác: dữ liệu được công khai chưa, kết quả đã phản hồi cho cộng đồng chưa, các sản phẩm đã cam kết. Nhóm này hay bị bỏ và nó thường là điều kiện để nghiệm thu.
Phần chứng từ: hỏi trước khi chi
Bốn câu cần trả lời trước khi bắt đầu tiêu, và câu trả lời phải đến từ chính điều khoản tài trợ, không từ suy đoán:
Nhà tài trợ chấp nhận chứng từ dạng nào — hoá đơn theo quy định Việt Nam có được chấp nhận không, và có cần bản dịch?
Với các chi không có hoá đơn — trả cho người tham gia nghiên cứu, thuê phương tiện ở địa bàn — hình thức nào được chấp nhận?
Chi bằng tiền Việt được quy đổi theo tỷ giá nào, ở thời điểm nào?
Có yêu cầu kiểm toán độc lập không, ở mức kinh phí nào?
Câu thứ hai là câu quyết định với các đề tài có thực địa, và nó là chỗ vướng phổ biến nhất. Giải được nếu hỏi từ đầu và thống nhất một mẫu biên nhận dùng chung.
Hai bộ hồ sơ hay một
Nếu chuẩn của cơ sở bạn và chuẩn của nhà tài trợ khác nhau, bạn cần một hệ thống ghi chép phục vụ được cả hai — không phải làm hai lần.
Cách làm thực tế: một bảng theo dõi chi tiêu duy nhất, có đủ các cột mà cả hai bên cần. Thêm vài cột từ đầu tốn ít; bổ sung thông tin cho hai trăm dòng chi sau một năm thì gần như không làm được.
Các cột thường cần cho phía nhà tài trợ và hay thiếu trong hệ thống trong nước: mục nào trong dự toán đã duyệt, ngày chi theo lịch dương, mô tả bằng tiếng Anh, và số tiền theo cả hai đơn vị tiền tệ.
Ai làm phần nào
Cần rõ từ đầu, bằng văn bản:
Bên nào nộp báo cáo cho nhà tài trợ — thường là bên đứng đơn.
Nhóm bạn nộp cho họ theo mẫu nào và trước hạn bao lâu.
Ai dịch phần báo cáo của bạn, và ai chịu chi phí dịch nếu cần.
Ai trả lời nếu nhà tài trợ hỏi thêm về một khoản chi ở phía Việt Nam.
Mục thứ hai đáng chú ý: hạn nội bộ nên sớm hơn hạn của nhà tài trợ ít nhất ba tuần, vì bên đứng đơn cần thời gian tổng hợp và vì luôn có câu hỏi phát sinh.
Khi phát hiện lệch chuẩn giữa kỳ
Nếu tới kỳ báo cáo mới phát hiện một loại chứng từ không được chấp nhận, đừng che hoặc tự xử lý.
Nêu với bên đứng đơn ngay, kèm mô tả cụ thể: khoản nào, bao nhiêu, chứng từ hiện có là gì. Phần lớn nhà tài trợ có cơ chế xử lý các trường hợp này nếu được nêu sớm — và họ đã gặp tình huống tương tự ở các nước khác.
Điều gây hậu quả nặng là để tới kỳ nghiệm thu cuối, khi không còn cách nào ngoài việc khoản đó bị loại — và bên chịu thường là cơ sở của bạn.
Ba việc chuẩn bị từ đầu đề tài
Đọc phần điều khoản về báo cáo trong hợp đồng tài trợ, kể cả khi bạn không phải bên đứng đơn. Nhóm bạn chịu ràng buộc bởi các điều khoản đó dù không ký.
Gặp bộ phận tài chính của cơ sở với bản điều khoản trong tay, và hỏi chuẩn nào khớp, chuẩn nào lệch.
Thống nhất mẫu biên nhận cho các chi không có hoá đơn, và in sẵn mang đi thực địa.
Ba việc này mất một buổi ở đầu đề tài và tiết kiệm hàng tuần ở cuối.
Điều đáng nêu với đối tác
Công việc báo cáo là công việc thật, mất thời gian của người cụ thể. Nếu dự toán không có khoản nào cho nó, đó là điểm nên nêu ở bước lập dự toán — như một dòng bình thường, không phải như một lời phàn nàn.
Và nếu nhà tài trợ yêu cầu một chuẩn nặng, hãy nói rõ với đối tác rằng việc đáp ứng chuẩn đó cần thời gian của nhân sự, chứ không phải làm thêm ngoài giờ của người chủ trì.
Đối tác có kinh nghiệm biết điều này. Việc nêu sớm biến nó thành một dòng dự toán; nêu muộn thì nó thành mâu thuẫn ở kỳ báo cáo.
Việc gì phải hỏi trước khi tiêu đồng nào?
Nhà tài trợ chấp nhận chứng từ dạng nào, hình thức nào cho các chi không có hoá đơn, tỷ giá quy đổi, và có yêu cầu kiểm toán độc lập không.
Có phải làm hai bộ hồ sơ không?
Không nên; hãy dùng một bảng theo dõi chi tiêu có đủ các cột mà cả hai chuẩn cần — thêm cột từ đầu tốn ít, bổ sung sau một năm thì gần như không làm được.
Phát hiện chứng từ không được chấp nhận giữa kỳ thì làm gì?
Nêu ngay với bên đứng đơn kèm mô tả cụ thể. Phần lớn nhà tài trợ có cơ chế xử lý nếu được nêu sớm; để tới nghiệm thu cuối thì khoản đó bị loại.
Chi phí cho công việc báo cáo nên xử lý thế nào?
Nêu như một dòng dự toán ở bước lập kế hoạch — đó là công việc thật, không phải làm thêm ngoài giờ của người chủ trì.
