Yêu cầu chia sẻ dữ liệu khác nhau theo từng quỹ, và việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài có thể chịu ràng buộc của quy định trong nước — kiểm với bộ phận quản lý khoa học và hội đồng đạo đức của cơ sở bạn.
Trong một đề tài hợp tác, đối tác nước ngoài thông báo rằng quỹ tài trợ yêu cầu dữ liệu phải được nộp vào một kho công khai khi bài được đăng.
Với nhóm chưa gặp yêu cầu này, nó tạo ra nhiều câu hỏi cùng lúc — và phần lớn các câu đó lẽ ra phải được trả lời từ giai đoạn xin phê duyệt đạo đức, không phải lúc chuẩn bị nộp bài.
Chia sẻ dữ liệu không phải một mức duy nhất
Đây là hiểu lầm phổ biến nhất. Có nhiều mức, và phần lớn quỹ chấp nhận mức phù hợp với loại dữ liệu:
Mở hoàn toàn — ai cũng tải được. Phù hợp với dữ liệu không có thông tin cá nhân.
Mở có kiểm soát — người muốn dùng phải đăng ký, nêu mục đích, và được một hội đồng duyệt. Đây là mức phổ biến cho dữ liệu về con người.
Chia sẻ theo yêu cầu — dữ liệu không đặt công khai, nhưng bài nêu rõ cách liên hệ để xin, và nhóm cam kết cung cấp cho các mục đích chính đáng.
Chỉ chia sẻ dữ liệu tổng hợp — khi dữ liệu gốc không thể ẩn danh đủ.
Việc cần làm: đọc chính sách của quỹ để biết mức nào được chấp nhận, thay vì giả định là phải mở hoàn toàn.
Việc phải làm từ giai đoạn phê duyệt đạo đức
Đây là điểm quyết định, và bỏ qua nó thì không sửa được về sau.
Bản đồng ý của người tham gia phải nói tới việc chia sẻ. Nếu bản đồng ý chỉ nói dữ liệu dùng cho nghiên cứu này, bạn không được chia sẻ cho mục đích khác — bất kể quỹ yêu cầu gì.
Câu cần có trong bản đồng ý, viết rõ ràng: dữ liệu đã ẩn danh có thể được lưu trong kho dữ liệu và được các nhà nghiên cứu khác sử dụng cho các nghiên cứu tương lai.
Hội đồng đạo đức phải biết kế hoạch chia sẻ và phê duyệt nó.
Nếu đề tài đã bắt đầu mà bản đồng ý không phủ được việc này, ba lựa chọn: xin đồng ý bổ sung từ người tham gia nếu còn liên hệ được; chỉ chia sẻ dữ liệu tổng hợp; hoặc nêu rõ với quỹ lý do không chia sẻ được. Quỹ có kinh nghiệm chấp nhận lý do đạo đức — điều họ không chấp nhận là im lặng.
Dữ liệu nào không chia sẻ được
Ngoài vấn đề đồng ý, bốn nhóm cần cân nhắc riêng:
Dữ liệu không ẩn danh đủ. Với nhóm nhỏ hoặc cộng đồng đặc thù, việc bỏ tên không đủ — tổ hợp vài đặc điểm là nhận ra được ai. Đây là rủi ro thật với các nghiên cứu ở một xã, một bệnh viện, hoặc một nhóm nghề hẹp.
Dữ liệu về nhóm dễ bị tổn thương — cần mức bảo vệ cao hơn, và thường chỉ chia sẻ có kiểm soát.
Dữ liệu về địa điểm nhạy cảm — vị trí loài quý hiếm, di chỉ, nguồn tài nguyên. Công khai toạ độ chính xác có thể gây hại; thường phải làm nhoè vị trí.
Dữ liệu thuộc bên thứ ba — của một cơ quan, một doanh nghiệp, hoặc một cơ sở dữ liệu có giấy phép. Bạn không chia sẻ được thứ mình không sở hữu.
Chuẩn bị bộ dữ liệu để công bố
Một bộ dữ liệu công bố mà không ai dùng được là công sức lãng phí. Bốn thứ cần có:
Từ điển dữ liệu — mỗi biến tên gì, nghĩa là gì, đơn vị nào, các mã hoá ra sao. Đây là phần quan trọng nhất và hay bị thiếu.
Mô tả cách thu — ai, khi nào, ở đâu, bằng công cụ gì, tiêu chí chọn mẫu.
Ghi rõ những gì đã xử lý — đã loại gì, đã làm sạch thế nào, dữ liệu thiếu được mã hoá ra sao.
Định dạng mở — dùng được không cần phần mềm thương mại.
Và làm việc này trong lúc nghiên cứu chứ không sau khi kết thúc — dựng lại từ trí nhớ sau hai năm thì phần mô tả sẽ thiếu và sai.
Ghi công: điểm cần thoả thuận
Đây là mối lo chính đáng của nhóm thu dữ liệu: công sức nhiều năm thu thập, rồi dữ liệu công khai và người khác công bố từ đó.
Ba cách xử lý, nên thoả thuận từ đầu:
Đặt giai đoạn dành riêng — dữ liệu chỉ mở sau khi nhóm đã công bố các bài chính, thường là một khoảng thời gian xác định. Nhiều quỹ chấp nhận điều này.
Yêu cầu trích dẫn bộ dữ liệu. Bộ dữ liệu được cấp mã định danh riêng và người dùng phải dẫn — đây là cách công sức thu dữ liệu được ghi nhận như một sản phẩm khoa học.
Nêu rõ điều kiện trong giấy phép đi kèm bộ dữ liệu.
Điều không nên kỳ vọng: quyền đồng tác giả tự động cho mọi bài dùng dữ liệu. Đây không phải thông lệ, và yêu cầu đó thường bị từ chối.
Việc nên làm ngay từ khi viết đề xuất
Viết kế hoạch quản lý dữ liệu ngay trong đề xuất, gồm bốn dòng: dữ liệu gì sẽ được thu; mức chia sẻ dự kiến và vì sao; kho nào sẽ dùng; và ai chịu trách nhiệm chuẩn bị.
Bốn dòng này mất nửa giờ lúc viết đề xuất, và nó tránh được toàn bộ tình huống mô tả ở đầu bài — vốn tốn nhiều tuần khi phát hiện muộn, và đôi khi không giải quyết được.
Chia sẻ dữ liệu có phải luôn là mở hoàn toàn?
Không — có nhiều mức: mở hoàn toàn, mở có kiểm soát qua hội đồng duyệt, chia sẻ theo yêu cầu, và chỉ chia sẻ dữ liệu tổng hợp.
Điều gì phải làm từ giai đoạn phê duyệt đạo đức?
Bản đồng ý của người tham gia phải nói rõ dữ liệu đã ẩn danh có thể được lưu trong kho và dùng cho nghiên cứu tương lai.
Dữ liệu nào không chia sẻ được?
Dữ liệu không ẩn danh đủ với nhóm nhỏ, dữ liệu về nhóm dễ bị tổn thương, vị trí nhạy cảm, và dữ liệu thuộc bên thứ ba.
Làm sao để công sức thu dữ liệu được ghi nhận?
Thoả thuận giai đoạn dành riêng trước khi mở, yêu cầu trích dẫn bộ dữ liệu qua mã định danh riêng, và nêu rõ điều kiện trong giấy phép.
