Một hợp tác từng chạy tốt giờ chậm dần. Thư trả lời sau hai tuần thay vì hai ngày. Cuộc họp bị dời rồi không đặt lại. Phần việc bên kia hứa vẫn chưa tới.
Phần lớn hợp tác quốc tế kết thúc theo cách này — không ai quyết định gì, mọi thứ chỉ nhạt dần. Và cách kết thúc đó để lại nhiều thứ chưa xử lý.
Phân biệt tạm chậm với đã dừng
Trước khi kết luận, cần loại trừ các lý do tạm thời — và chúng phổ biến hơn người ta nghĩ:
Đối tác đang trong giai đoạn bận theo chu kỳ — mùa nộp đề tài, mùa xét duyệt, đầu năm học.
Có thay đổi nhân sự ở bên đó mà bạn chưa biết.
Có việc cá nhân — bệnh, gia đình.
Họ đang chờ bạn. Đây là khả năng đáng kiểm đầu tiên: xem lại thư từ gần nhất và xác định lượt trả lời cuối thuộc về ai.
Cách kiểm đơn giản: gửi một thư ngắn với một câu hỏi cụ thể và một mốc thời gian. Không phải thư hỏi thăm chung chung — một thư đòi hỏi một câu trả lời. Sau hai lần như vậy không có hồi âm thì đã có câu trả lời.
Bốn dấu hiệu hợp tác đã không còn chạy
Chỉ một bên luôn chủ động, kéo dài hơn sáu tháng.
Các cam kết cụ thể liên tục trượt mà không có giải thích và không có mốc mới.
Phần việc của mình xong mà không được dùng tới. Dữ liệu đã gửi nhiều tháng trước chưa được phân tích; bản thảo đã viết nằm im.
Quan hệ chuyển thành một chiều — bên mình cung cấp dữ liệu hoặc mẫu, còn phân tích, viết và công bố đều ở bên kia, và phần đóng góp không được phản ánh trong kết quả.
Dấu hiệu cuối khác ba dấu hiệu trên: nó không phải hợp tác đang dừng mà là hợp tác đang chạy theo cách bất lợi — và nó cần một cuộc trao đổi, không phải một quyết định kết thúc.
Nêu vấn đề trước khi kết thúc
Nhiều hợp tác dừng lại vì không ai nói ra một vấn đề có thể giải quyết được.
Ba nguyên tắc khi nêu:
Nêu bằng sự việc cụ thể, không bằng cảm nhận. "Phần phân tích được hẹn vào tháng ba, hiện là tháng bảy và tôi chưa nhận được cập nhật nào" — đây là câu làm việc được với nó.
Hỏi trước khi kết luận. "Bên anh chị có đang gặp khó khăn gì với phần này không, và tôi hỗ trợ được gì?" Câu này mở ra một cuộc trao đổi, và trong nhiều trường hợp nó lộ ra một vấn đề thật mà bạn không biết.
Đề xuất một phương án cụ thể — điều chỉnh phạm vi, đổi người phụ trách, hoặc đặt lại mốc.
Với vấn đề bất cân xứng, cách nêu khác một chút: nêu như một đề nghị về vai trò. "Nhóm tôi muốn tham gia sâu hơn vào phần phân tích ở giai đoạn tới — đây là những gì chúng tôi làm được." Cách này nêu vấn đề mà không biến nó thành một lời trách.
Xử lý các việc còn dở
Đây là phần quan trọng nhất và nó phải làm trước khi liên lạc ngừng hẳn.
Bốn việc:
Dữ liệu và mẫu vật. Bên nào giữ gì, mỗi bên còn quyền dùng gì. Nếu dữ liệu chung đang nằm ở bên kia và bạn chưa có bản sao, xin ngay — đây là việc gấp nhất.
Bản thảo đang viết. Ai hoàn thành, tới khi nào, và nếu không hoàn thành thì sau mốc nào mỗi bên được dùng phần của mình. Không có mốc này thì công sức của bạn nằm im vô thời hạn.
Quyền đứng tên trên những gì đã và sẽ ra.
Các cam kết với bên thứ ba — với cộng đồng đã tham gia nghiên cứu, với đơn vị đã cho phép tiếp cận hiện trường. Những cam kết này thuộc về phía mình dù hợp tác kết thúc, và chúng cần được hoàn thành.
Gửi tất cả trong một thư, dạng danh sách, đề nghị xác nhận. Một thư như vậy thường được trả lời kể cả khi các thư khác thì không — vì nó cụ thể và vì nó đóng lại việc.
Kết thúc mà giữ được quan hệ
Ba việc:
Nói rõ thay vì để nhạt dần. Một thư ngắn: cảm ơn giai đoạn vừa qua, nêu những gì đã đạt được, nói rằng hiện tại mỗi bên đang có ưu tiên khác, và để ngỏ khả năng làm việc lại.
Thư này mất mười phút và nó là khác biệt giữa một quan hệ có thể nối lại và một quan hệ đã đóng.
Không quy trách nhiệm. Ngành nào cũng hẹp, và người bên kia sẽ gặp bạn ở hội nghị, có thể ngồi hội đồng xét bài của bạn, có thể là người được hỏi ý kiến về bạn.
Giữ liên lạc ở mức tối thiểu — một thư mỗi năm, chúc mừng khi họ có kết quả gì đó. Chi phí gần bằng không và nó giữ cửa mở.
Rút bài học cho lần sau
Ghi lại, cho chính mình, bốn câu:
Dấu hiệu sớm nhất xuất hiện khi nào — và mình đã bỏ qua nó bao lâu?
Có điều gì lẽ ra nên thoả thuận từ đầu mà không có?
Phần đóng góp của nhóm mình có được thể hiện đúng không, và nếu không thì vì sao?
Lần sau, ở giai đoạn nào mình sẽ đặt câu hỏi về việc này?
Câu cuối là câu có giá trị nhất. Phần lớn các vấn đề trong hợp tác quốc tế đều xử lý được nếu nêu ở tháng thứ sáu — và không xử lý được nếu để tới năm thứ ba.
Một điều nên giữ
Một hợp tác kết thúc không phải một thất bại. Các nhóm nghiên cứu đổi hướng, người chuyển chỗ làm, ưu tiên thay đổi — và một hợp tác đã cho ra một hai bài rồi dừng là một kết quả bình thường.
Thứ đáng tránh không phải việc nó kết thúc, mà là việc nó kết thúc với dữ liệu chưa lấy về, bản thảo chưa chốt, và một quan hệ không ai nói gì.
Làm sao phân biệt hợp tác tạm chậm với đã dừng?
Gửi một thư ngắn có câu hỏi cụ thể và mốc thời gian — không phải thư hỏi thăm chung chung; sau hai lần không hồi âm thì đã có câu trả lời.
Dấu hiệu nào cho thấy quan hệ bất cân xứng?
Bên mình cung cấp dữ liệu hoặc mẫu còn phân tích, viết và công bố đều ở bên kia, và phần đóng góp không được phản ánh trong kết quả.
Việc gấp nhất khi hợp tác sắp dừng là gì?
Xin bản sao dữ liệu nếu nó đang nằm ở bên kia, và chốt mốc thời gian sau đó mỗi bên được dùng phần của mình cho các bản thảo còn dở.
Nên kết thúc thế nào?
Bằng một thư ngắn nói rõ thay vì để nhạt dần — cảm ơn, nêu những gì đã đạt, và để ngỏ khả năng làm việc lại.
