Mời một nhà nghiên cứu nước ngoài tới nói chuyện là cách rẻ nhất để mở một quan hệ hợp tác. Nhưng phần lớn thư mời không được trả lời, và phần lớn chuyến đi được nhận lại chỉ để lại một bài nói rồi hết.
Cả hai vấn đề nằm ở cách tổ chức, không ở kinh phí.
Chọn ai mời
Tiêu chí có ích hơn danh tiếng: người mà nhóm bạn có thể làm việc cùng sau đó.
Cụ thể, ba nhóm đáng ưu tiên:
Người đang ở giữa sự nghiệp — đã có nhóm riêng và đang xây hợp tác. Họ nhận lời nhiều hơn, có thời gian hơn, và đang tìm đúng thứ bạn đang tìm.
Người đã có liên hệ với Việt Nam — từng cộng tác, từng có nghiên cứu sinh người Việt, hoặc từng dự một hội nghị ở đây. Rào cản thấp hơn nhiều.
Người sắp tới khu vực này vì việc khác. Đây là cách hiệu quả nhất và ít ai để ý: theo dõi các hội nghị lớn trong vùng, rồi mời người đã có kế hoạch tới gần đó. Chi phí đi lại giảm hẳn và họ chỉ cần thêm vài ngày.
Thư mời: bốn điều phải có
Thư mời chung chung — "kính mời giáo sư tới nói chuyện tại trường chúng tôi" — thường không được trả lời, vì người nhận không có đủ thông tin để quyết định.
Một: vì sao là họ. Nhắc một công trình cụ thể và nói bạn muốn nghe về phần nào. Điều này cũng cho họ biết bài nói nên nhắm vào đâu.
Hai: người nghe là ai, bao nhiêu người. Nói rõ: nghiên cứu sinh, giảng viên, hay sinh viên đại học; chuyên ngành gần hay rộng. Người nói chuẩn bị rất khác nhau cho các đối tượng này, và không biết thì họ phải đoán.
Ba: chi phí do ai chịu. Nói thẳng ngay trong thư đầu — vé, chỗ ở, và có thù lao hay không. Sự mơ hồ ở điểm này là lý do nhiều thư không được trả lời: người nhận không muốn phải hỏi.
Bốn: thời gian dự kiến và độ linh hoạt. Đưa một khoảng vài tuần thay vì một ngày cố định, nếu được.
Và gửi sớm: sáu tháng trước là bình thường với người có lịch dày, ba tháng là mức tối thiểu.
Chi phí: ba cách thu xếp
Ghép vào một chuyến đi đã có. Như trên, đây là cách rẻ nhất.
Chia với cơ sở khác trong nước. Hai ba trường cùng mời, mỗi nơi một buổi, chia chi phí đi lại. Cách này cũng làm chuyến đi có giá trị hơn cho chính người được mời.
Các nguồn tài trợ cho hoạt động học thuật — quỹ của đại sứ quán, các chương trình hợp tác song phương, hoặc chính hội đồng tài trợ của bên họ, vốn nhiều nơi có khoản cho việc đi trao đổi.
Điều nên nói rõ nếu kinh phí hạn chế: nêu đúng những gì bạn lo được. Nhiều người nhận lời khi biết vé do bên họ tự xin được, còn chỗ ở và đi lại tại chỗ do bạn lo.
Thiết kế chương trình: đừng chỉ có một bài nói
Đây là phần quyết định chuyến đi để lại gì, và là phần hay bị bỏ.
Một chuyến hai ba ngày nên có:
Một bài nói rộng cho người nghe đông — phần nhìn thấy được của chuyến đi.
Một buổi hẹp với nhóm nghiên cứu, mười tới mười lăm người, để bàn việc cụ thể. Đây là chỗ hợp tác thật hình thành.
Một buổi riêng cho nghiên cứu sinh, không có giảng viên trong phòng nếu được. Nghiên cứu sinh hỏi thật hơn khi không có thầy mình ở đó, và đây thường là buổi người được mời nhớ nhất.
Một khoảng thời gian không lên lịch để bàn chuyện tiếp theo: có đề tài nào cùng xin được không, có nhận nghiên cứu sinh sang không, có dữ liệu nào dùng chung được không.
Khoảng cuối này là mục đích thật của cả chuyến đi. Lịch xếp kín từ sáu giờ sáng tới tối là cách chắc chắn nhất để nó không diễn ra.
Hậu cần: những việc nhỏ có ảnh hưởng
Gửi trước thông tin thị thực và giấy mời chính thức đúng mẫu họ cần — một số nơi đòi giấy mời có chữ ký và đóng dấu để làm thủ tục ở cơ quan của họ.
Bố trí một người đưa đón và đi cùng, tốt nhất là một nghiên cứu sinh. Việc này vừa giải quyết hậu cần vừa tạo ra thời gian trao đổi tự nhiên nhất trong cả chuyến.
Hỏi trước về ăn uống và sức khoẻ, và nói rõ thời tiết cùng cách di chuyển.
Với thù lao: kiểm trước quy định về thuế và thủ tục chi cho người nước ngoài ở cơ sở của bạn — đây là điểm hay làm việc chi trả bị kéo dài nhiều tháng sau khi họ đã về.
Sau chuyến đi: hai việc trong hai tuần
Gửi thư cảm ơn kèm một đề nghị cụ thể — không phải "mong được hợp tác" mà một việc rõ: cùng viết một đề xuất, cùng một bài tổng quan, hay nhận một nghiên cứu sinh sang ba tháng.
Và gửi cho họ những gì đã diễn ra sau chuyến đi: ảnh buổi nói, số người tham dự, và nếu có thì vài câu nhận xét của người nghe. Nhiều người cần chính những thứ này để báo cáo cho cơ sở hoặc cho quỹ đã tài trợ chuyến đi của họ — và đó là lý do họ sẽ nhận lời lần sau.
Nên mời ai?
Người mà nhóm bạn có thể làm việc cùng sau đó — ưu tiên người giữa sự nghiệp, người đã có liên hệ với Việt Nam, và người sắp tới khu vực vì việc khác.
Thư mời phải có gì?
Vì sao là họ kèm công trình cụ thể, người nghe là ai và bao nhiêu, chi phí do ai chịu, và khoảng thời gian dự kiến cùng độ linh hoạt.
Làm sao để chuyến đi để lại nhiều hơn một bài nói?
Thêm buổi hẹp với nhóm nghiên cứu, buổi riêng cho nghiên cứu sinh, và một khoảng thời gian không lên lịch để bàn việc tiếp theo.
Việc gì nên làm sau chuyến đi?
Gửi thư cảm ơn kèm một đề nghị cụ thể, và gửi họ kết quả buổi nói để họ báo cáo được cho cơ sở hoặc quỹ đã tài trợ.
