Trong nhiều bài viết chung với đối tác nước ngoài, người làm tác giả liên hệ là người lập tài khoản nộp bài. Với phía đối tác, đó thường là một chi tiết hành chính.
Với phía Việt Nam thì không. Ở các hồ sơ xét chức danh, xét đề tài, và báo cáo của cơ sở, vị trí tác giả liên hệ thường được tính riêng và tính cao hơn tác giả thường.
Nghĩa là: một quyết định được đưa ra vì tiện ở phòng thí nghiệm bên kia trở thành một phần trong hồ sơ của bạn ở đây. Và nếu không nói ra, đối tác sẽ không biết điều đó.
Vì sao đối tác thường không biết
Không phải vì họ không quan tâm. Ở nhiều hệ thống đánh giá, tác giả liên hệ không được tính khác tác giả thường — nên trong nhận thức của họ, việc giao vị trí này cho ai chỉ là việc ai có thời gian trả lời thư của toà soạn.
Điều này dẫn tới một tình huống phổ biến: phía Việt Nam ngại nêu vì sợ bị xem là đòi công, còn phía đối tác không nêu vì không nghĩ có gì để bàn.
Cách xử lý đơn giản hơn nhiều so với vẻ ngoài của nó: nói thẳng rằng ở hệ thống đánh giá tại Việt Nam vị trí này được tính riêng, nên xin được bàn cụ thể. Đây là một thông tin về quy định, không phải một yêu cầu cá nhân, và phần lớn đối tác tiếp nhận nó bình thường.
Vị trí này thực sự đi kèm việc gì
Trước khi nhận, cần biết rõ nó gồm những gì:
Nộp bài và trao đổi với toà soạn — thư gửi kèm, hồ sơ, bản sửa, bản in thử.
Xác nhận mọi tác giả đã duyệt bản nộp. Đây là trách nhiệm thật và nhiều tạp chí nay yêu cầu xác nhận rõ ràng.
Là đầu mối sau khi bài đăng — cho người đọc, cho các yêu cầu về dữ liệu.
Là người toà soạn liên hệ nếu cần đính chính hoặc rút bài, có thể vài năm sau.
Nếu bạn không nắm dữ liệu và không ở vị trí trả lời được các câu hỏi chuyên môn sau này, nhận vị trí này chỉ vì nó được tính điểm là một lựa chọn cần cân nhắc lại.
Đồng tác giả liên hệ: kiểm trước khi mừng
Nhiều tạp chí cho phép hai hoặc ba tác giả liên hệ, và đây thường là lối ra khi cả hai bên đều cần.
Nhưng phải kiểm một điều trước: hệ thống đánh giá bên mình có công nhận người thứ hai không. Ở một số nơi chỉ người đứng đầu danh sách được tính — khi đó thoả thuận này chỉ có lợi cho một phía và bạn nên biết điều đó trước khi đồng ý.
Kiểm bằng cách hỏi bộ phận quản lý khoa học của cơ sở, không suy từ trường hợp của đồng nghiệp — quy định thay đổi theo đợt.
Năm việc cần thống nhất trước khi nộp
Không phải sau khi bài được chấp nhận, lúc thứ tự đã nằm trong bản in thử:
Ai làm tác giả liên hệ, và có hai người hay không.
Ai giữ tài khoản nộp bài và mật khẩu — mất quyền truy cập khi một người chuyển cơ quan là chuyện xảy ra thường xuyên.
Ai soạn bản trả lời phản biện, và hạn nội bộ để các tác giả khác góp ý.
Ai lo phần công bố dữ liệu và dữ liệu sẽ đặt ở đâu.
Chuyện gì xảy ra nếu tác giả liên hệ chuyển cơ quan trước khi bài đăng.
Ghi tên cơ quan: chỗ hay mất điểm nhất
Lúc nộp bài cũng là lúc danh sách cơ quan được chốt, và đây là chỗ phía Việt Nam hay thiệt mà không biết.
Nhiều cơ sở yêu cầu tên cơ quan phải ghi theo đúng một cách nhất định, có khi kèm cả tên đơn vị trực thuộc, thì bài mới được tính vào thành tích của cơ sở. Ghi sai một chữ, hoặc ghi tên trường bằng một biến thể tiếng Anh khác, là bài không được tính.
Hai việc nên làm: hỏi bộ phận quản lý khoa học cách ghi chuẩn trước lần nộp đầu tiên, và kiểm lại dòng đó trong bản in thử. Đính chính tên cơ quan sau khi đăng thì làm được nhưng phiền, và trong thời gian chờ thì bài không nằm trong báo cáo nào.
Địa chỉ thư điện tử
Địa chỉ tác giả liên hệ thường là địa chỉ của cơ quan, và địa chỉ cơ quan ngừng hoạt động khi người ta chuyển chỗ làm.
Một bài đăng hôm nay có thể cần trao đổi sau năm năm. Hai việc đơn giản: khai ORCID cho mọi tác giả — mã này không đổi theo cơ quan; và nếu tạp chí cho phép ghi địa chỉ thứ hai thì ghi.
Khi hai bên cùng cần
Trường hợp này không hiếm và nó không phải chuyện tranh công — nó là hai hệ thống đánh giá cùng cần một chỗ.
Ba cách xử lý được:
Chia theo bài, không chia trong một bài. Nếu hợp tác sẽ ra vài bài, thoả thuận ai làm tác giả liên hệ ở bài nào dễ hơn nhiều.
Dùng đồng tác giả liên hệ khi cả hai hệ thống công nhận.
Ghi phần đóng góp thật chi tiết. Ở một số hội đồng, bản mô tả đóng góp rõ ràng có sức nặng ngay cả khi vị trí không có.
Điều không nên làm: để việc này quyết theo thâm niên, hoặc để tới lúc nộp mới nói. Cả hai cách đều để lại một bên cảm thấy mất, và ít hợp tác nào qua được hai lần như vậy.
Vì sao phải bàn về tác giả liên hệ với đối tác nước ngoài?
Vì ở nhiều hệ thống đánh giá nước ngoài vị trí này không được tính khác tác giả thường, nên đối tác không nghĩ có gì để bàn — trong khi ở Việt Nam nó được tính riêng.
Đồng tác giả liên hệ có luôn giải quyết được không?
Không — phải kiểm trước xem hệ thống đánh giá bên mình có công nhận người thứ hai hay chỉ tính người đứng đầu danh sách.
Ghi tên cơ quan sai thì sao?
Bài có thể không được tính vào thành tích của cơ sở. Hỏi bộ phận quản lý khoa học cách ghi chuẩn trước lần nộp đầu tiên và kiểm lại trong bản in thử.
Nên làm gì với địa chỉ thư điện tử?
Khai ORCID cho mọi tác giả vì mã này không đổi theo cơ quan, và ghi thêm địa chỉ thứ hai nếu tạp chí cho phép.
