Yêu cầu về hồ sơ và giấy tờ khác nhau theo từng quỹ — luôn đọc hướng dẫn của chính đợt gọi đề xuất, và bắt đầu làm việc với phòng quản lý khoa học sớm.
Một đợt gọi đề xuất mở, đối tác nước ngoài đề nghị cùng nộp, và cả hai bên đều hào hứng. Sáu tuần sau, ba ngày trước hạn, phần của một bên vẫn chưa có và ngân sách chưa khớp.
Tình huống này rất phổ biến, và nó là vấn đề tổ chức chứ không phải vấn đề thiện chí.
Việc đầu tiên: xác định vai và người chủ trì viết
Trước khi viết chữ nào, thống nhất ba điều:
Bên nào là chủ trì chính theo yêu cầu của quỹ, và điều đó ảnh hưởng gì tới phân chia ngân sách và quyền quyết định.
Ai là người tổng hợp bản cuối. Một người, không phải hai. Người này giữ bản gốc, gộp các phần, và chịu trách nhiệm về hạn.
Ai viết phần nào, với hạn riêng cho từng phần.
Điều nghe hiển nhiên mà thường không được làm: viết ba điều này ra và gửi cho tất cả. Phần lớn sự chậm trễ đến từ việc mỗi bên tưởng bên kia đang viết một phần nào đó.
Lịch lùi từ hạn nộp
Đây là công cụ quan trọng nhất, và nó phải tính tới thời gian của cơ sở chứ không chỉ thời gian viết.
Hạn nộp trừ một tuần: bản cuối hoàn chỉnh. Tuần đệm này để xử lý các vấn đề kỹ thuật khi nộp, vốn luôn xuất hiện.
Trừ hai tuần: bản đầy đủ gửi cho cơ sở của mỗi bên để ký và xác nhận. Đây là mắt nghẽn hay bị đánh giá thấp — nhiều cơ sở cần một tới hai tuần cho các chữ ký cần thiết.
Trừ ba tuần: ngân sách chốt. Ngân sách cần thời gian vì nó phải qua bộ phận tài chính của cả hai bên.
Trừ bốn tuần: bản thảo đầy đủ của mọi phần, để còn thời gian đọc chéo và sửa.
Trừ sáu tuần: khung nội dung và phân vai đã chốt.
Nếu đợt gọi đề xuất chỉ còn sáu tuần khi bạn biết tới nó, cân nhắc bỏ qua đợt này — trừ khi đã có sẵn phần lớn nội dung từ trước.
Viết phần vai trò của nhóm Việt Nam
Đây là phần quyết định đề xuất có thuyết phục không, và cũng là phần hay được viết yếu.
Ba lỗi phổ biến:
Mô tả nhóm chung chung — "có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực". Người đọc không rút ra được gì.
Trình bày như bên hỗ trợ — chỉ thu dữ liệu, chỉ cung cấp mẫu. Vai trò này làm giảm giá trị của cả đề xuất trong mắt hội đồng, vốn thường đánh giá cao các hợp tác có đóng góp trí tuệ từ mọi bên.
Không nêu điều chỉ nhóm này có.
Cách viết mạnh: nêu cụ thể năng lực và điều kiện mà nhóm mang lại — tiếp cận được bối cảnh nào, có dữ liệu dài hạn nào, có chuyên môn gì về vấn đề ở bối cảnh này — và nêu nhóm chịu trách nhiệm chính cho phần nào của công việc, kể cả phần phân tích và viết bài.
Và kèm bằng chứng: các công trình trước, các đề tài đã chủ trì, các hợp tác đã có.
Ngân sách: bốn việc phải làm sớm
Biết quy định của quỹ về phần cho bên tham gia — có trần không, có yêu cầu tỉ lệ không.
Biết quy định của cơ sở mình — mức chi cho từng khoản, chi phí gián tiếp, các khoản không chi được.
Nêu đủ các khoản thật, gồm cả những khoản hay bị bỏ: thời gian điều phối, phí sử dụng thiết bị, chi phí dịch thuật, phí chuyển tiền và chênh lệch tỉ giá.
Kiểm chéo với bên kia để không có khoản nào bị tính hai lần hoặc rơi vào khoảng giữa.
Và làm phần này song song với việc viết nội dung, không để tới cuối — ngân sách thường lộ ra các vấn đề về kế hoạch công việc, và phát hiện sớm thì sửa được cả hai.
Giấy tờ từ cơ sở
Phần này không tốn trí tuệ và làm hỏng nhiều đề xuất vì bị để tới cuối.
Thường cần: thư xác nhận tham gia của cơ sở; thông tin pháp nhân và mã số của đơn vị; lý lịch khoa học theo mẫu của quỹ; và đôi khi báo cáo tài chính hoặc chứng nhận năng lực của cơ sở.
Hỏi phòng quản lý khoa học ngay khi quyết định nộp: cần những giấy tờ gì, ai ký, và mất bao lâu. Ba câu này trả lời trong một cuộc gọi và chúng quyết định lịch của bạn.
Làm việc trên cùng một bản
Ba quy tắc tránh mất công:
Một bản duy nhất trên nơi lưu trữ chung, không gửi tệp qua lại. Việc gửi tệp đính kèm dẫn tới nhiều phiên bản và tới việc mất sửa đổi.
Không sửa đè lên phần của người khác — dùng ghi chú và đề nghị, để người viết phần đó quyết.
Một lần đọc toàn bộ ở cuối, do một người, để giọng văn thống nhất. Đề xuất do bốn người viết đọc như bốn bài khác nhau là điều hội đồng nhận ra ngay.
Nếu không được cấp
Tỉ lệ thành công của các quỹ hợp tác quốc tế thường thấp, nên đây là kết quả phổ biến.
Hai việc giữ lại giá trị đã bỏ ra: giữ nguyên bộ hồ sơ để nộp lại ở đợt sau hoặc quỹ khác, vì phần lớn nội dung dùng lại được; và nếu có nhận xét của hội đồng, đọc cùng với đối tác và ghi lại những gì cần sửa.
Và một điều đáng nói: quá trình viết chung một đề xuất, kể cả khi không được cấp, thường là lúc hai nhóm thật sự hiểu nhau về cách làm việc. Nhiều hợp tác lâu dài bắt đầu từ một đề xuất bị loại.
Việc đầu tiên khi viết đề xuất chung là gì?
Thống nhất bên nào chủ trì, ai là người tổng hợp bản cuối, và ai viết phần nào với hạn riêng — rồi viết ra và gửi cho tất cả.
Lịch nên lùi từ hạn nộp thế nào?
Bản cuối trước một tuần, gửi cơ sở ký trước hai tuần, chốt ngân sách trước ba tuần, bản thảo đầy đủ trước bốn tuần, và chốt khung trước sáu tuần.
Viết phần vai trò của nhóm Việt Nam thế nào?
Nêu cụ thể năng lực và điều kiện chỉ nhóm này có, và nêu nhóm chịu trách nhiệm chính cho phần nào — kể cả phần phân tích và viết bài.
Nếu đề xuất không được cấp?
Giữ nguyên bộ hồ sơ để nộp lại ở đợt sau vì phần lớn dùng lại được, và đọc nhận xét hội đồng cùng đối tác.
