Việc thu thập, lưu trữ và chuyển dữ liệu ra nước ngoài chịu điều chỉnh của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, quy định của cơ quan chủ quản và điều kiện của nhà tài trợ. Đối chiếu với văn bản hiện hành và với bộ phận quản lý khoa học trước khi ký bất cứ thoả thuận nào.
Trong phần lớn hợp tác quốc tế, nhóm Việt Nam là bên ở hiện trường: tiếp cận cộng đồng, xin phép địa phương, thu dữ liệu, xử lý các tình huống phát sinh.
Đó là phần việc nặng nhất và tốn thời gian nhất. Nhưng nếu không có thoả thuận về việc ai được dùng dữ liệu vào việc gì, nó cũng là phần việc dễ bị thiệt nhất.
Thiệt ở đâu
Bốn tình huống đã xảy ra và đều tránh được:
Đối tác dùng dữ liệu viết thêm bài mà nhóm Việt Nam không tham gia. Không ai sai về nguyên tắc nếu không có thoả thuận nào nói khác — và đó chính là vấn đề.
Nhóm Việt Nam muốn phân tích tiếp nhưng không có bản dữ liệu đầy đủ. Dữ liệu được chuyển sang hệ thống của đối tác để xử lý, rồi không quay lại ở dạng dùng được.
Dữ liệu được công bố mở mà bên thu không được hỏi ý kiến — theo yêu cầu của nhà tài trợ bên kia.
Hợp tác dừng giữa chừng và không rõ ai giữ gì.
Sáu điểm cần thống nhất trước khi thu
Ai giữ bản gốc và lưu ở đâu. Nhóm Việt Nam nên giữ một bản đầy đủ, không phải một bản đã qua xử lý.
Ai được dùng vào việc gì. Bài chung thì rõ. Câu thật sự quan trọng là: mỗi bên có được dùng dữ liệu này cho bài riêng không, và với điều kiện gì.
Có công bố dữ liệu không, dạng nào, khi nào.
Ai đứng tên khi công bố dữ liệu. Bộ dữ liệu cũng được trích dẫn, và người thu dữ liệu nên có tên.
Hợp tác dừng sớm thì thế nào.
Phê duyệt đạo đức và phiếu đồng thuận cho phép làm gì. Điểm này ràng buộc năm điểm trên — không thoả thuận được thứ mà người tham gia chưa được thông báo.
Đàm phán quyền phân tích tiếp
Đây là điểm có giá trị lâu dài nhất với nhóm Việt Nam và là điểm hay bị bỏ qua nhất.
Một bộ dữ liệu tốt thường cho ra nhiều bài. Bài đầu tiên là bài chung; các bài sau là cơ hội để nhóm trong nước có công bố do chính mình chủ trì — điều quan trọng với hồ sơ của các thành viên trẻ.
Ba cách đặt vấn đề:
Chia trước các hướng phân tích. Bên nào làm hướng nào, và mỗi bên mời bên kia tham gia ở mức nào.
Thống nhất quy tắc thông báo. Bên nào muốn dùng dữ liệu cho một bài mới thì báo bên kia trước, trong một khoảng thời gian định sẵn.
Đặt một mốc thời gian. Sau khi bài chính đã đăng, mỗi bên được tự do dùng dữ liệu với điều kiện ghi nhận nguồn và ghi nhận bên còn lại.
Ba cách này đều công bằng và đều dễ được chấp nhận nếu nêu ở giai đoạn đầu. Nêu ở giai đoạn sau thì nó nghe như một đòi hỏi.
Ràng buộc từ phê duyệt đạo đức
Phần này quyết định những gì hai bên được phép thoả thuận:
Phiếu đồng thuận có nói tới việc dữ liệu được dùng cho nghiên cứu khác không? Nếu không, thì không được dùng cho việc khác, dù hai bên có thoả thuận gì.
Có nói tới việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài không? Đây là điểm hay thiếu và nó có hệ quả pháp lý.
Có nói tới việc lưu trữ và công bố dữ liệu không?
Hệ quả thực tế: soạn phiếu đồng thuận và hồ sơ đạo đức khi kế hoạch dữ liệu đã rõ. Thêm câu về việc lưu trữ và sử dụng lại ngay từ đầu thì không tốn gì; bổ sung sau thì phải quay lại xin ý kiến người tham gia, và phần lớn trường hợp là không làm được.
Kèm theo: mức ẩn danh cần đạt cũng nên quyết ở giai đoạn thiết kế, vì nó ảnh hưởng tới cách thu.
Khi nhà tài trợ bên kia yêu cầu mở dữ liệu
Tình huống này ngày càng thường gặp và nó không phải lỗi của đối tác — họ không có lựa chọn.
Ba cách xử lý, và cả ba đều giữ được lợi ích của bên thu:
Chỉ nộp phần dữ liệu nằm dưới bài đã đăng, không nộp toàn bộ bộ dữ liệu.
Nộp ở chế độ truy cập có kiểm soát, với nhóm thu dữ liệu tham gia xét các yêu cầu.
Có thời hạn tạm hoãn đủ dài cho các bài đã lên kế hoạch, với ngày kết thúc rõ ràng.
Điều cần tránh là để câu hỏi này tới lúc gửi bài mới bàn — khi đó tạp chí đang đợi một câu trả lời và bên yếu thế hơn sẽ phải nhượng bộ.
Ghi lại thế nào
Không cần hợp đồng. Một trang, có ngày, gửi qua thư điện tử cho cả hai bên, ghi sáu điểm ở trên là đủ cho phần lớn đề tài.
Với đề tài lớn hoặc dữ liệu nhạy cảm thì nên đưa vào văn bản hợp tác chính thức và cho bộ phận quản lý khoa học của trường xem trước.
Thời điểm viết: tháng đầu tiên. Đó là lúc duy nhất viết được mà không bên nào đang bảo vệ một lợi ích cụ thể — và cũng là lúc mọi đề xuất hợp lý đều dễ được đồng ý.
Nhóm thu dữ liệu hay bị thiệt ở đâu?
Đối tác dùng dữ liệu viết bài riêng, nhóm trong nước không có bản đầy đủ để phân tích tiếp, dữ liệu bị công bố mở mà không được hỏi, và không rõ ai giữ gì khi hợp tác dừng.
Điểm nào có giá trị lâu dài nhất cần đàm phán?
Quyền phân tích tiếp — các bài sau bài chung là cơ hội để nhóm trong nước có công bố do chính mình chủ trì.
Phê duyệt đạo đức ràng buộc thế nào?
Nếu phiếu đồng thuận không nói tới việc dùng lại, chuyển ra nước ngoài hay công bố dữ liệu thì không được làm, dù hai bên thoả thuận gì.
Khi nào nên viết thoả thuận dữ liệu?
Tháng đầu tiên — lúc duy nhất viết được mà không bên nào đang bảo vệ một lợi ích cụ thể.
