Trong một cuộc họp, đối tác đề nghị gửi bản thảo phần phân tích vào cuối tháng. Bạn đồng ý. Tới cuối tháng, bạn gửi một bản chưa hoàn chỉnh vì còn vướng dữ liệu, kèm lời giải thích.
Từ phía bạn, đây là việc làm đúng: gửi đúng hạn và nói rõ tình trạng. Từ phía họ, đây có thể là một hạn bị lỡ.
Không ai sai. Hai bên đang dùng hai cách hiểu khác nhau về cùng một từ.
Bốn loại hạn, cần gọi tên khác nhau
Phần lớn hiểu nhầm biến mất khi phân biệt được bốn loại này:
Hạn cứng từ bên ngoài — hạn nộp đề tài, hạn nộp bài cho tạp chí, hạn của hội nghị. Trễ là mất cơ hội, không thương lượng được.
Hạn phối hợp — người khác đang chờ phần của bạn để làm tiếp. Trễ thì kéo theo cả chuỗi.
Mốc theo dõi tiến độ — để hai bên biết đang ở đâu. Trễ vài ngày không ảnh hưởng gì, miễn là có báo.
Mong muốn — "giá mà xong trước hè". Không phải cam kết.
Trong tiếng Anh, cả bốn loại thường được gọi chung là deadline. Nên khi nghe một hạn, hỏi thẳng nó thuộc loại nào: "Nếu phần này tới giữa tháng sau thì có ảnh hưởng gì tới việc của anh chị không?" Câu trả lời cho biết ngay đây là hạn cứng hay là mốc theo dõi.
Vì sao hai bên ước lượng khác nhau
Ba nguyên nhân, và không nguyên nhân nào là do ai thiếu nghiêm túc:
Cấu trúc thời gian làm việc khác nhau. Ở nhiều nhóm nước ngoài, nghiên cứu là công việc chính trong tuần. Ở phần lớn cơ sở trong nước, giảng dạy và công việc cơ quan chiếm phần lớn thời gian. Cùng một khối lượng công việc, hai bên tính ra hai con số rất khác.
Số khâu phê duyệt khác nhau. Một việc cần chữ ký ở ba cấp thì thời gian không phụ thuộc vào bạn, và đối tác thường không hình dung được điều này.
Các đợt cao điểm không trùng nhau. Mùa thi, mùa tuyển sinh, các đợt kiểm tra của cơ quan — đối tác không có các mốc này trên lịch của họ.
Nói về ràng buộc của mình
Đây là việc có tác dụng lớn nhất và ít được làm nhất.
Ba nguyên tắc:
Nêu bằng con số, không nêu chung chung. "Trong học kỳ tôi có khoảng một ngày rưỡi mỗi tuần cho việc này" là câu đối tác làm việc được. "Tôi khá bận" thì không.
Nêu trước, không nêu khi đã trễ. Một ràng buộc nêu trước là dữ kiện lập kế hoạch; nêu sau là một lời giải thích, và nó được nghe khác hẳn.
Nêu cả các mốc cố định trong năm — Tết, mùa thi, đợt công tác bắt buộc. Gửi một lần vào đầu dự án, kèm lịch.
Điều đáng nói: nêu ràng buộc không làm bạn trông kém năng lực. Người có kế hoạch thật và nói ra được các giới hạn của mình trông đáng tin hơn người nhận mọi hạn rồi trễ.
Khi nhận một hạn không khả thi
Phản ứng phổ biến là gật đầu rồi cố. Nó hỏng theo hai cách: hoặc trễ, hoặc kịp nhưng chất lượng kém.
Cách xử lý tốt hơn — và nó là một đề xuất, không phải một lời từ chối:
"Phần này tôi cần khoảng sáu tuần vì trong tháng tới tôi có đợt coi thi. Nếu cần sớm hơn, tôi có thể gửi phần phân tích chính trong ba tuần và phần còn lại sau — anh chị thấy cách nào hợp hơn?"
Câu này nêu ràng buộc, đưa ra hai phương án, và để bên kia chọn. Nó gần như luôn được đón nhận, vì nó giúp họ lập kế hoạch.
Khi sắp trễ
Bốn việc, theo thứ tự:
Báo ngay khi biết, không đợi tới ngày hạn. Một thư trước hai tuần là quản lý rủi ro; một thư vào đúng ngày hạn là một sự cố.
Nêu ngày mới cụ thể, không nói "sẽ sớm gửi".
Gửi phần đã có nếu chia được. Một phần hoàn chỉnh có ích hơn nhiều so với không có gì.
Không giải thích dài. Một câu về lý do là đủ; đoạn dài làm trọng tâm chuyển từ kế hoạch sang cảm xúc.
Và điều quan trọng nhất: im lặng là cách xử lý tệ nhất. Trong hợp tác quốc tế, không trả lời thư trong hai tuần được đọc là dự án đã dừng — và bên kia bắt đầu lập kế hoạch không có bạn.
Thoả thuận một lần cho cả dự án
Bốn điểm, nêu ở buổi họp đầu, mất mười phút và tiết kiệm nhiều tháng:
Khi nêu một hạn, nói rõ nó thuộc loại nào trong bốn loại ở trên.
Thời gian trả lời thư mà hai bên coi là bình thường — ba ngày, một tuần?
Các đợt cao điểm của mỗi bên trong năm.
Ai báo cho ai khi có nguy cơ trễ, và báo trước bao lâu.
Bốn điểm này nghe như thủ tục. Nhưng phần lớn các hợp tác nguội đi không phải vì bất đồng chuyên môn — mà vì một chuỗi các hiểu nhầm nhỏ về thời gian, tích lại tới mức một bên thôi không hỏi nữa.
Có mấy loại hạn cần phân biệt?
Bốn: hạn cứng từ bên ngoài, hạn phối hợp khi người khác đang chờ, mốc theo dõi tiến độ, và mong muốn — trong tiếng Anh cả bốn thường gọi chung là deadline.
Vì sao hai bên ước lượng thời gian khác nhau?
Cấu trúc thời gian làm việc khác nhau, số khâu phê duyệt khác nhau, và các đợt cao điểm không trùng nhau.
Nêu ràng buộc của mình thế nào?
Bằng con số cụ thể, nêu trước chứ không nêu khi đã trễ, và gửi một lần các mốc cố định trong năm ngay từ đầu dự án.
Khi sắp trễ nên làm gì?
Báo ngay khi biết chứ không đợi ngày hạn, nêu ngày mới cụ thể, gửi phần đã có nếu chia được, và không giải thích dài.
